Kunde hat eigenes Nachhaltigkeitsformat, wie fülle ich das schnell aus

Ein eigenes Format ist meist nur eine andere Verpackung für dieselben Fragen

Ein Kunde mit einem eigenen Nachhaltigkeitsformat fragt fast immer nach denselben zugrunde liegenden Daten wie eine Standardfrageliste, nur in einer anderen Reihenfolge und mit eigenen Spaltennamen. Unternehmen, die selbst keine CSRD-Pflicht haben, stützen sich für ihr Format häufig auf die VSME von EFRAG — das freiwillige Basismodul für KMU-Unternehmen — oder auf eine gekürzte Version davon. Erkennst du die Gliederung (allgemeine Daten, Umwelt, Soziales, Governance), dann weißt du sofort, welcher Block aus deinem Kettenordner wohin gehört, auch wenn die Überschriften anders sind als du gewohnt bist.

Schnell ausfüllen bedeutet also nicht: erneut herausfinden, was gefragt wird, sondern das Format in bekannte Kategorien zurückübersetzen. Fragt der Kunde nach "Organisationsprofil", geht es meist um der Firmenbezeichnung des Unternehmens, die Betriebsstätte und die Anzahl der Mitarbeiter. Gibt es ein offenes Feld wie "Beschreiben Sie Ihre wichtigsten Umweltauswirkungen", dann ist das eine VSME-Frage in eigenen Worten, und du kannst auf das zurückgreifen, was du bereits für Scope 1 und 2 festgehalten hast. Hast du eine Zahl oder Begründung nicht im Dossier, fülle nicht auf der Grundlage einer Schätzung aus; lasse das Feld leer oder markiere es als "noch nicht verfügbar" und reiche es so ein — das ist faktisch genauer als eine fundierte Vermutung, die später nicht nachgewiesen werden kann.

Warum die Wiederverwendung von Daten funktioniert: VSME und das Handelsregistergesetz

Dass dieselben Daten in fast jedem Format wiederkommen, folgt aus der Struktur der VSME selbst: das Basismodul von EFRAG ist als standardisierte Menge von Kernindikatoren gedacht, auf der Abnehmer ihre eigenen Fragelisten aufbauen können, auch außerhalb des formalen CSRD-Geltungsbereichs der Richtlinie (EU) 2022/2464. Die administrativen Basisdaten — Name, Eintragung, Betriebsstätte — sind zudem nach dem Handelsregistergesetz 2007 festgelegt, was erklärt, warum diese Felder in fast jedem Format identisch wiederkommen, unabhängig vom Kunden. Zweifelst du, ob ein abgefragtes Datum, zum Beispiel über der Registrierungsnummer des Unternehmens, bereits irgendwo festgehalten ist, dann ist dieses Register der Ausgangspunkt.