No existe un plazo fijo para un control KYB. KYB, abreviatura de Know Your Business (Conozca su empresa), es el control mediante el cual un banco o asegurador comprueba quién hay detrás de su empresa y si esa empresa es quien dice ser. El tiempo de tramitación no depende de una ley o un reglamento, sino de lo completo que sea su expediente en el momento de presentarlo y de los procedimientos internos de la entidad que realiza el control.
En la práctica, normalmente verá un período de varios días a varias semanas. Las entidades con una estructura sencilla y documentos actualizados suelen terminar más rápido que las empresas con varios accionistas, una estructura de matriz extranjera o participaciones intermedias. El proceso se ralentiza casi siempre por lo mismo: un certificado que acaba de caducar, una declaración de UBO que no coincide con el Registro Mercantil, o una pregunta que surge tarde en el proceso.
Qué pasos determinan el tiempo de tramitación
Un control KYB suele consistir en varios pasos sucesivos. Primero, la entidad solicita datos básicos: certificado del Registro Mercantil, estatutos, un organigrama de la estructura de control. A continuación viene la prueba de UBO, en la que se determina quiénes son los beneficiarios finales, los llamados UBO (Ultimate Beneficial Owners), y si se ha establecido su identidad. Posteriormente, la entidad contrasta esos datos con sus propios criterios de riesgo, y solo después de esa comprobación llega una decisión. Cada paso requiere tiempo, y una presentación incompleta en el paso uno repercute en todos los pasos siguientes.
El tiempo que tarda cada paso varía según el banco y el asegurador. Algunas entidades funcionan con un portal en el que puede seguir el estado, otras solo avisan si falta algo. Para tener una imagen clara de qué se pregunta exactamente y por qué, conviene saber de antemano qué términos aparecen en una solicitud de este tipo; en la base de conocimientos por tema está explicado antes de que empiece a trabajar.
Dónde se atasca en la práctica
La demora más común no se produce por el control en sí, sino por documentos que ya no son válidos. Un certificado del Registro Mercantil pierde actualidad después de unos meses, un organigrama no se actualiza tras una transmisión de acciones, y un documento de identidad de un UBO ha caducado. Las entidades vuelven a preguntar, y esa pregunta de seguimiento suele costar más tiempo que la solicitud inicial, porque no estaba prevista en su agenda.
Una segunda fuente de demora es una discrepancia entre lo que figura en el Registro Mercantil y lo que la entidad ya sabe, por ejemplo de controles anteriores. En estructuras transfronterizas, se añade además el hecho de que los registros extranjeros no siempre ofrecen los mismos datos o el mismo grado de actualización que el Registro Mercantil holandés, lo que lleva a la entidad a solicitar pruebas complementarias.
Revisión periódica, no una acción única
Un control KYB no suele ser un acontecimiento único. Los bancos y aseguradores repiten la prueba periódicamente, y la frecuencia depende del perfil de riesgo que asignen a su empresa. Esto significa que las mismas preguntas reaparecen después de cierto tiempo, a menudo con la solicitud de documentos más recientes. Quien recopila sus documentos por cada solicitud comienza de nuevo cada vez; quien mantiene un expediente fijo solo tiene que comprobar qué ha caducado.
Lo que usted puede hacer para limitar las demoras
El factor más importante que usted mismo puede controlar es si sus documentos están actualizados en el momento en que se solicitan. Esto no significa que tenga que actualizar todo continuamente, pero sí que sepa qué documento vence cuándo y quién dentro de su empresa es responsable de ello. Para documentos sensibles como pruebas de identidad e información de accionistas, también es relevante saber cómo se conservan y se comparten tales datos; en la página sobre cómo se aseguran los datos y documentos se explica esto con más detalle.
Si una pregunta KYB de su banco o asegurador requiere mucha o poca preparación para su empresa varía según la situación. Con algunas preguntas obtendrá una indicación a través de la prueba de reconocimiento de cinco preguntas, y en la página que explica de dónde procede la información en un expediente de cadena verá cómo se estructura tal expediente. Para su situación específica, y para preguntas sobre qué requiere exactamente una institución concreta, sigue siendo recomendable ponerse en contacto con el banco o asegurador directamente, o con un asesor que conozca el procedimiento exacto.
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