KYB pārbaudei nav nekāds noteikts termiņš. KYB, saīsinājums Know Your Business, ir pārbaude, ar kuras palīdzību banka vai apdrošināšanas sabiedrība noskaidro, kas stāv aiz jūsu uzņēmuma un vai šis uzņēmums ir tas, kā tas sevi iesniedz. Apstrādes laiks ir atkarīgs nevis no likuma vai regulējuma, bet gan no jūsu dokumentu komplekta pilnības iesniegšanas brīdī un no to institūciju iekšējām procedūrām, kas veic pārbaudi.
Praktiski jūs parasti redzat periodu no dažiem dienām līdz dažām nedēļām. Institūcijas ar vienkāršu uzbūvi un pašreizējiem dokumentiem bieži vien pabeidz ātrāk nekā uzņēmumi ar vairākiem akcionāriem, ārzemju mātes struktūru vai starpniecības holding uzņēmumiem. Vieta, kur process palēninās, gandrīz vienmēr ir viena un tā pati: izraksts, kas nesen beidzies, UBO deklarācija, kas neatbilst Komercreģistram, vai jautājums, kas process noslēpļi parādās.
Soļi, kas nosaka apstrādes laiku
KYB pārbaude parasti sastāv no vairākiem secīgiem soļiem. Pirmkārt, institūcija pieprasa pamatdatus: KvK izrakstu, statūtus, īpašumtiesību organogrammu. Tālāk seko UBO tests, kurā tiek noskaidrots, kuri ir galadevēji, tā sauktie UBO (Ultimate Beneficial Owners), un vai viņu identitāte ir noskaidrota. Pēc tam institūcija pārbauda šos datus atbilstoši saviem riska kritērijiem, un tikai pēc šī pārbaudes seko lēmums. Katrs solis prasa laiku, un nepilna sniegšana pirmajā solī izplatās uz visiem nākamajiem soļiem.
Laiks, ko prasa katrs solis, atšķiras atkarībā no bankas un apdrošināšanas sabiedrības. Dažas institūcijas strādā ar portālu, kurā jūs varat sekot statusam, citas ziņo tikai tad, ja kaut kas trūkst. Lai iegūtu labāku priekšstatu par to, kas tieši tiek prasīts un kāpēc, ir lietderīgi iepriekš zināt, kādi jēdzieni šādā pieprasījumā tiek lietoti; zināšanu bāzē pēc tēmas tas tiek paskaidrots pirms jūs sākat darbu.
Kur praktiski apstājas
Visizplatītākais aizkavējums rodas nevis no pārbaudes pašas, bet no dokumentiem, kas vairs neklāt. KvK izraksts pēc dažiem mēnešiem jau ir novecojis, organogramma netiek atjaunināta pēc akciju pārsūtīšanas, un UBO ID dokuments ir beidzies. Institūcijas tad vaicā atkārtoti, un šis turpinājuma jautājums bieži prasa vairāk laika nekā pirmais pieprasījums, jo tas nebija jūsu grafikā.
Otrais aizkavējuma avots ir neatbilstība starp to, kas ir Komercreģistrā, un to, ko institūcija pati jau zina, piemēram, no iepriekšējām pārbaudēm. Robežšķērsojošās struktūrās pievienojas arī tas, ka ārzemju reģistri ne vienmēr sniedz tādus pašus datus vai tādu pašu aktualitāti kā Nīderlandes Komercreģistrs, tāpēc institūcija pieprasa papildu pierādījumus.
Periodiski pārvērtējums, nevis vienkārtīga darbība
KYB pārbaude parasti nav vienkārtīga darbība. Bankas un apdrošināšanas sabiedrības atkārto testu periodiski, un biežums ir atkarīgs no riska profila, ko viņi piešķir jūsu uzņēmumam. Tas nozīmē, ka viņi paši jautājumi pēc laika atgriežas, bieži ar lūgumu iesniegt jaunākus dokumentus. Tie, kas savākuši dokumentus atsevišķi uz katru pieprasījumu, tad sāk no jauna; tie, kas uztur pastāvīgu komplektu, ir jāpārbauda tikai tas, kas beidzies.
Ko jūs pats varat darīt, lai ierobežotu aizkavējumus
Svarīgākais faktors, ko jūs varat kontrolēt paši, ir tas, vai jūsu dokumenti vērtēšanas brīdī jau ir aktuāli. Tas nenozīmē, ka jums visu laiku tie jāatjaunina, bet gan to, ka jūs zināt, kurš dokuments kad beidzas un kurš par to atbild jūsu uzņēmumā. Sensitīviem dokumentiem, piemēram, identifikācijas līdzekļiem un akcionāru informācijai, ir svarīgi arī zināt, kā šādi dati tiek glabāti un koplietoti; lapā par kā dati un dokumenti tiek aizsargāti tas ir izskaidrots.
Tas, cik daudz vai maz sagatavošanās jūsu uzņēmumam nepieciešams KYB jautājumam no jūsu bankas vai apdrošinātāja, atšķiras atkarībā no situācijas. Ar dažiem jautājumiem jūs saņemat norādi, izmantojot piecu jautājumu atpazīšanas pārbaudi, un lapā, kurā izskaidrots no kurienes nāk informācija ketēs savienotajā dosiejā jūs redzēsiet, kā šāds dosieris ir strukturēts. Savai situācijai un jautājumiem par to, ko tieši konkrēta iestāde pieprasa, joprojām ir ieteicams sazināties ar banku vai apdrošinātāju, vai ar konsultantu, kurš zina precīzo procedūru.
Vai vēlaties vispirms iegūt vispārēju priekšstatu, pirms sākat vākt dokumentus? Veiciet bezmaksas ātro skenējumu vai lasiet tēmas, kas ir attiecīgas jūsu nozarei; tas aizņem dažas minūtes un uzreiz dod norādi par jūsu stāvokli.