Não existe um prazo fixo para uma verificação KYB em lugar algum. KYB, a abreviatura de Know Your Business, é a verificação que um banco ou seguradora realiza para apurar quem está por trás da sua empresa e se essa empresa é quem diz ser. O tempo de processamento não depende de uma lei ou regulamento, mas da completude do seu dossier no momento em que o submete e dos procedimentos internos da instituição que realiza a verificação.
Na prática, você geralmente vê um período de alguns dias a algumas semanas. As instituições com uma estrutura simples e documentos atualizados costumam ser mais rápidas do que as empresas com múltiplos acionistas, uma estrutura-mãe estrangeira ou holdings intermediárias. Onde o processo atrasa, é quase sempre o mesmo: um certificado que acabou de expirar, uma declaração de UBO que não corresponde ao Registo Comercial, ou uma pergunta que surge apenas tardiamente no processo.
Quais são as etapas que determinam o tempo de processamento
Uma verificação KYB geralmente consiste em várias etapas sequenciais. Primeiro, a instituição solicita dados básicos: certificado do Registo Comercial, estatutos, um organograma de controlo. Em seguida, vem o teste de UBO, que determina quem são os beneficiários finais, os chamados UBO's (Ultimate Beneficial Owners), e se a sua identidade foi estabelecida. A instituição valida então esses dados em relação aos seus próprios critérios de risco, e apenas após essa validação é que segue uma decisão. Cada etapa consome tempo, e uma submissão incompleta na etapa um repercute-se em todas as etapas seguintes.
O tempo que cada etapa demora varia consoante o banco e a seguradora. Algumas instituições trabalham com um portal onde pode acompanhar o estado, outras só comunicam se algo está em falta. Para ter uma ideia clara do que é exatamente solicitado e porquê, é útil saber antecipadamente quais são os conceitos que aparecem em tal pedido; no banco de conhecimento por tema isso é explicado antes de começar.
Onde as coisas ficam presas na prática
O atraso mais comum não é causado pela verificação em si, mas por documentos que já não estão corretos. Um certificado do Registo Comercial está desatualizado após alguns meses, um organograma não é atualizado após uma transferência de ações, e um documento de identificação de um UBO entretanto expirou. As instituições pedem novamente, e esse pedido de acompanhamento geralmente demora mais tempo do que o pedido inicial, porque não estava na sua agenda.
Uma segunda fonte de atraso é uma falta de correspondência entre o que está registado no Registo Comercial e o que a instituição já sabe, por exemplo de verificações anteriores. Em estruturas transfronteiriças, acresce o facto de que os registos estrangeiros nem sempre oferecem os mesmos dados ou o mesmo grau de atualização do Registo Comercial Holandês, razão pela qual uma instituição solicita prova complementar.
Revisão periódica, não uma ação única
Uma verificação KYB geralmente não é um evento único. Os bancos e seguradoras repetem o teste periodicamente, e a frequência depende do perfil de risco que atribuem à sua empresa. Isso significa que as mesmas perguntas reaparece após algum tempo, frequentemente com o pedido de documentos mais recentes. Quem reúne os seus documentos separadamente para cada pedido começa novamente do zero de cada vez; quem mantém um dossier fixo, só precisa de verificar o que expirou.
O que pode fazer para minimizar atrasos
O fator mais importante que está em sua mão é se seus documentos estão atualizados no momento em que são solicitados. Isso não significa que você precisa atualizar tudo continuamente, mas sim que você sabe qual documento expira quando e quem em sua empresa é responsável por isso. Para documentos sensíveis, como documentos de identidade e informações de acionistas, também é relevante saber como esses dados são armazenados e compartilhados; a página sobre como os dados e documentos são protegidos explica isso.
Se uma pergunta KYB de seu banco ou seguradora requer muita ou pouca preparação para sua empresa varia conforme a situação. Com algumas perguntas, você obtém uma indicação através da verificação de reconhecimento de cinco perguntas, e na página que explica de onde vem a informação em um arquivo de cadeia você verá como esse arquivo é estruturado. Para sua situação específica e para perguntas sobre o que uma instituição específica realmente exige, é aconselhável entrar em contato com o banco ou seguradora diretamente, ou com um consultor que conheça o procedimento exato.
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