Det finns ingen fastställd tidsfrist för en KYB-kontroll någonstans. KYB, förkortningen för Know Your Business, är den kontroll som en bank eller försäkringsgivare använder för att fastställa vem som ligger bakom ert företag och om företaget är vem det säger sig vara. Behandlingstiden beror inte på en lag eller förordning, utan på hur komplett er dokumentation är när ni lämnar in den och på den kontrollerande institutionens interna rutiner.
I praktiken ser ni oftast en period på några dagar till några veckor. Institutioner med en enkel struktur och uppdaterade handlingar är ofta klara snabbare än företag med flera aktieägare, en utländsk moderstruktur eller mellanliggande holdingbolag. Där processen bromsar upp är det nästan alltid samma sak: ett Registerutdrag som just har löpt ut, en UBO-angivelse som inte stämmer med Handelsregistret, eller en fråga som dyker upp sent i processen.
Vilka steg som avgör behandlingstiden
En KYB-kontroll består oftast av flera steg efter varandra. Först begär institutionen grundläggande uppgifter: KvK-utdrag, bolagsordning, ett organisationsschema för kontrollen. Sedan följer UBO-granskningen, där det fastställs vilka som är de slutgiltiga förmånstagarna, så kallade UBO:er (Ultimate Beneficial Owners), och om deras identitet har fastställts. Därefter granskar institutionen dessa uppgifter mot sina egna riskkriteria, och först efter denna granskning fattas ett beslut. Varje steg tar tid, och en ofullständig inlämning i steg ett påverkar alla steg därefter.
Hur lång tid varje steg tar skiljer sig åt beroende på bank och försäkringsgivare. Vissa institutioner arbetar med en portal där ni kan följa statusen, andra meddelas bara om något saknas. För en bra överblick över vad som exakt frågas och varför är det värdefullt att på förhand känna till vilka begrepp som förekommer i en sådan ansökan; det förklaras i kunskapsbanken per ämne innan ni kommer igång.
Där det i praktiken stannar upp
Den vanligaste förseningen uppstår inte på grund av kontrollen själv, utan på grund av handlingar som inte längre stämmer. Ett KvK-utdrag är redan daterat efter några månader, ett organisationsschema uppdateras inte efter en aktieöverföring, och ett ID-handlingar från en UBO har löpt ut. Institutioner frågar då igen, och denna följdfråga tar oftast längre tid än den första ansökan, eftersom den inte stod på er agenda.
En andra källa till försening är en skillnad mellan vad som står i Handelsregistret och vad institutionen redan vet, till exempel från tidigare kontroller. Vid gränsöverskridande strukturer kommer dessutom det faktum att utländska register inte alltid erbjuder samma uppgifter eller samma aktualitet som det nederländska Handelsregistret, vilket gör att en institution begär ytterligare bevis.
Periodisk granskning, inte en engångsåtgärd
En KYB-kontroll är oftast inte en engångsåtgärd. Banker och försäkringsgivare upprepar granskningen regelbundet, och frekvensen beror på den riskprofil de tilldelar ert företag. Det betyder att samma frågor återkommer efter en tid, ofta med begäran om senare handlingar. Den som samlar in sina handlingar separat för varje förfrågan börjar då från början varje gång; den som underhåller en fast dokumentation behöver bara kontrollera vad som har löpt ut.
Vad ni själva kan göra för att begränsa förseningen
Den viktigaste faktorn som du själv kan kontrollera är huruvida dina handlingar är aktuella vid tidpunkten för frågan. Det betyder inte att du behöver uppdatera allt kontinuerligt, men väl att du vet vilket dokument som löper ut när och vem inom ditt företag som är ansvarig för det. För känsliga handlingar som identitetshandlingar och aktieägarinformation är det också relevant att veta hur sådana uppgifter lagras och delas; på sidan om hur uppgifter och dokument skyddas förklaras det närmare.
Huruvida en KYB-fråga från din bank eller försäkringsgivare kräver mycket eller lite förberedelse för ditt företag varierar beroende på situationen. Med ett par frågor får du en indikation via igenkänningskontroll med fem frågor, och på sidan som förklarar var informationen i ett kedjedossier kommer ifrån ser du hur ett sådant dossier är uppbyggt. För din egen situation och för frågor om vad en specifik institution exakt kräver, är det fortfarande lämpligt att kontakta banken eller försäkringsgivaren själv, eller en rådgivare som känner till exakt förfarande.
Vill du först få en allmän överblick innan du börjar samla in dokument? Gör den kostnadsfria snabbscanningen eller läs de ämnen som är relevanta för din sektor; det tar några minuter och ger omedelbar indikation på var du står.