Non esiste un termine fisso per un controllo KYB. KYB, l'abbreviazione di Know Your Business, è il controllo con cui una banca o un'assicurazione verifica chi si trova dietro la vostra impresa e se tale impresa è quella che afferma di essere. La durata non dipende da una legge o da un regolamento, ma da quanto completo è il vostro dossier al momento della presentazione e dalle procedure interne dell'istituto che effettua il controllo.
Nella pratica di solito si osserva un periodo di alcuni giorni a poche settimane. Gli istituti con una struttura semplice e documenti attuali di solito terminano più rapidamente rispetto alle imprese con più azionisti, una struttura di holding estera o holding intermedie. Il luogo in cui il processo si rallenta è quasi sempre lo stesso: un estratto che è appena scaduto, una dichiarazione di UBO che non corrisponde al Registro del Commercio, o una domanda che emerge solo tardi nel processo.
Quali passaggi determinano la durata
Un controllo KYB di solito consiste in una serie di passaggi successivi. Innanzitutto l'istituto richiede i dati di base: estratto della Camera di Commercio, statuto, un organigramma della struttura di controllo. Successivamente segue il test UBO, che stabilisce chi sono gli ulteriori beneficiari, i cosiddetti UBO (Ultimate Beneficial Owners), e se la loro identità è stata accertata. Successivamente l'istituto valuta questi dati rispetto ai propri criteri di rischio, e solo dopo tale valutazione segue una decisione. Ogni passaggio richiede tempo, e una presentazione incompleta nel primo passaggio ha ripercussioni su tutti i passaggi successivi.
Il tempo richiesto da ogni passaggio varia da banca a banca e da assicurazione ad assicurazione. Alcuni istituti operano con un portale in cui potete seguire lo stato, altri comunicano solo se manca qualcosa. Per avere un quadro chiaro di ciò che viene richiesto esattamente e perché, è utile conoscere in anticipo quali concetti compaiono in una richiesta di questo tipo; nella banca dati per argomento questo è spiegato prima che iniziate.
Dove il processo si blocca nella pratica
Il ritardo più comune non è causato dal controllo stesso, ma da documenti che non sono più corretti. Un estratto della Camera di Commercio è già obsoleto dopo pochi mesi, un organigramma non viene aggiornato dopo un trasferimento di azioni, e un documento d'identità di un UBO è nel frattempo scaduto. Gli istituti chiedono di nuovo, e tale richiesta di follow-up di solito richiede più tempo della prima richiesta, perché non era prevista nella vostra agenda.
Una seconda fonte di ritardo è una discrepanza tra ciò che è registrato nel Registro del Commercio e ciò che l'istituto stesso già conosce, ad esempio da controlli precedenti. Nelle strutture transnazionali si aggiunge il fatto che i registri esteri non sempre forniscono gli stessi dati o la stessa tempestività del Registro del Commercio olandese, per cui un istituto richiede prove supplementari.
Revisione periodica, non un'azione una tantum
Un controllo KYB di solito non è un evento una tantum. Banche e assicurazioni ripetono la verifica periodicamente, e la frequenza dipende dal profilo di rischio che attribuiscono alla vostra impresa. Ciò significa che le stesse domande ritornano nel tempo, spesso con la richiesta di documenti più recenti. Chi raccoglie i documenti individualmente per ogni richiesta ricomincia da capo ogni volta; chi mantiene un dossier fisso deve solo controllare cosa è scaduto.
Cosa potete fare voi stessi per limitare i ritardi
Il fattore più importante su cui potete agire direttamente è se i vostri documenti sono aggiornati al momento della richiesta. Ciò non significa che dovete aggiornare continuamente tutto, ma che sapete quale documento scade quando e chi all'interno della vostra azienda ne è responsabile. Per documenti sensibili come documenti d'identità e informazioni sugli azionisti è anche rilevante sapere come tali dati vengono conservati e condivisi; la pagina su come i dati e i documenti vengono protetti lo illustra.
Se una domanda KYB della vostra banca o assicurazione richieda molta o poca preparazione per la vostra azienda dipende dalla situazione. Con poche domande ottenete un'indicazione tramite il controllo di riconoscimento di cinque domande, e nella pagina che spiega da dove provengono le informazioni in un fascicolo della catena vedete come è strutturato un tale fascicolo. Per la vostra situazione specifica, e per domande su ciò che un'istituzione specifica richiede esattamente, rimane consigliabile contattare la banca o l'assicurazione stessa, oppure un consulente che conosce la procedura esatta.
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