Il n'existe nulle part de délai fixe pour une vérification KYB. KYB, acronyme de Know Your Business, est la vérification par laquelle une banque ou un assureur vérifie qui se cache derrière votre entreprise et si cette entreprise est bien celle qu'elle prétend être. La durée ne dépend pas d'une loi ou d'un règlement, mais de l'exhaustivité de votre dossier au moment où vous le soumettez et des procédures internes de l'établissement qui procède à la vérification.
En pratique, vous observez généralement une période de quelques jours à quelques semaines. Les établissements ayant une structure simple et des documents à jour finissent souvent plus rapidement que les entreprises ayant plusieurs actionnaires, une structure mère étrangère ou des holdings intermédiaires. Là où le processus ralentit, c'est presque toujours la même chose : un extrait qui vient d'expirer, une déclaration UBO qui ne correspond pas au registre du commerce, ou une question qui ne surgit que tardivement dans le processus.
Quelles étapes déterminent la durée
Une vérification KYB consiste généralement en un certain nombre d'étapes successives. D'abord, l'établissement demande les données de base : extrait du registre du commerce et des sociétés, statuts, un organigramme du contrôle. Ensuite, le test UBO suit, au cours duquel sont identifiés les bénéficiaires finaux, les soi-disant UBO (Ultimate Beneficial Owners), et leur identité est vérifiée. L'établissement compare ensuite ces données à ses propres critères de risque, et ce n'est qu'après ce test qu'une décision est prise. Chaque étape prend du temps, et une soumission incomplète à l'étape un a des répercussions sur toutes les étapes suivantes.
Le temps que prend chaque étape varie d'une banque à l'autre et d'un assureur à l'autre. Certains établissements fonctionnent avec un portail où vous pouvez suivre le statut, d'autres ne vous contactent que s'il manque quelque chose. Pour avoir une bonne vue d'ensemble de ce qui est exactement demandé et pourquoi, il est utile de savoir à l'avance quels concepts apparaissent dans une telle demande ; dans la base de connaissances par sujet cela est expliqué avant que vous ne commenciez.
Où cela s'enlise en pratique
Le retard le plus courant ne provient pas de la vérification elle-même, mais de documents qui ne sont plus à jour. Un extrait du registre du commerce et des sociétés est déjà obsolète après quelques mois, un organigramme n'est pas mis à jour après un transfert d'actions, et une pièce d'identité d'un UBO a entre-temps expiré. Les établissements demandent alors à nouveau, et cette demande de suivi prend souvent plus de temps que la première demande, parce qu'elle n'était pas prévue dans votre agenda.
Une deuxième source de retard est une discordance entre ce qui figure au registre du commerce et des sociétés et ce que l'établissement sait déjà, par exemple à partir des vérifications antérieures. Dans les structures transfrontalières, s'ajoute à cela le fait que les registres étrangers n'offrent pas toujours les mêmes données ou la même actualité que le registre néerlandais du commerce et des sociétés, ce qui incite un établissement à demander une preuve supplémentaire.
Révision périodique, pas une action unique
Une vérification KYB n'est généralement pas un événement unique. Les banques et assureurs répètent le test périodiquement, et la fréquence dépend du profil de risque qu'ils attribuent à votre entreprise. Cela signifie que les mêmes questions reviennent après un certain temps, souvent avec une demande de documents plus récents. Celui qui recueille ses documents séparément pour chaque demande recommence à zéro à chaque fois ; celui qui maintient un dossier permanent n'a qu'à vérifier ce qui a expiré.
Ce que vous pouvez faire vous-même pour limiter les retards
Le facteur le plus important que vous maîtrisez vous-même est de savoir si vos documents sont à jour au moment où l'on vous les demande. Cela ne signifie pas que vous devez tout mettre à jour en continu, mais plutôt que vous savez quel document expire quand et qui au sein de votre entreprise en est responsable. Pour les documents sensibles tels que les pièces d'identité et les informations relatives aux actionnaires, il est également pertinent de savoir comment ces données sont conservées et partagées ; la page consacrée à comment les données et les documents sont sécurisés en explique les détails.
Qu'une question KYB de votre banque ou assureur nécessite beaucoup ou peu de préparation pour votre entreprise varie selon la situation. En répondant à quelques questions, vous obtenez une indication via le contrôle de reconnaissance de cinq questions, et sur la page qui explique d'où provient l'information dans un dossier de chaîne , vous verrez comment un tel dossier est constitué. Pour votre situation propre et pour les questions sur ce qu'une institution spécifique exige précisément, il reste recommandé de contacter directement la banque ou l'assureur, ou un conseiller qui connaît la procédure exacte.
Voulez-vous d'abord avoir une vue d'ensemble avant de commencer à rassembler les documents ? Effectuez le diagnostic rapide gratuit ou lisez les sujets pertinents pour votre secteur ; cela prend quelques minutes et donne une indication immédiate de votre situation.