Cuando completa una lista de preguntas KYB de su banco o asegurador, casi siempre el problema surge en el mismo punto: los datos que proporciona no coinciden exactamente con lo que ya está registrado en la Cámara de Comercio y en el registro de UBO. Una forma diferente de escribir el nombre de la empresa, un extracto caducado, o un administrador que ha sido sustituido pero aún aparece como persona de contacto: parecen cosas menores, pero en la práctica causan la mayoría de los retrasos.
KYB significa Know Your Business: el control que los bancos y aseguradoras están obligados a realizar con clientes empresariales, entre otras cosas para determinar quién hay detrás de una empresa y si eso coincide con lo que muestran los registros públicos. Este control se realiza parcialmente de forma automatizada: el sistema del banco compara lo que usted completa con la situación actual en la Cámara de Comercio y el registro de UBO. Tan pronto como surge una diferencia, la solicitud se envía a un empleado que debe investigarla manualmente, lo que requiere tiempo.
Por qué las pequeñas discrepancias causan grandes retrasos
Un control KYB es básicamente una comparación entre fuentes. El banco o asegurador no solo mira lo que usted completa, sino que lo compara con el registro mercantil, el registro de UBO y a veces una lista propia con controles de sanciones y riesgos. Mientras todo coincida, la solicitud avanza automáticamente. Tan pronto como algo difiera, incluso si es involuntario, la solicitud se detiene hasta que alguien lo haya verificado manualmente. Para el empresario, esto a menudo se siente como arbitrariedad, cuando generalmente es solo un detalle que ya no es correcto.
Los errores que ocurren con mayor frecuencia
El error más frecuente es un extracto desactualizado: la lista de preguntas solicita un extracto de la Cámara de Comercio, pero el ejemplar que se carga tiene algunos meses de antigüedad y falta un cambio reciente de administrador. Luego viene el nombre de la empresa que se escribe de manera ligeramente diferente que en el registro mercantil, por ejemplo con o sin forma jurídica incluida. Un tercer error frecuente es un UBO que según el registro aún aparece registrado, mientras que la participación accionaria se ha cambiado internamente pero aún no se ha comunicado al registro. También ocurre que la persona de contacto que completa la lista de preguntas no es la misma que el administrador con poder de firma, lo que lleva al banco a solicitar documentos adicionales para confirmar la competencia. Por último, con frecuencia falta una identificación reciente del UBO, aunque esta a menudo tiene un periodo de validez limitado.
Ninguno de estos puntos es complicado en sí mismo. El problema es que solo se notan en el momento en que la lista de preguntas ya ha sido presentada, y entonces debe volver atrás para corregir algo que podría haber evitado con una breve verificación previa.
Cómo evitar esto
Lo fundamental es simple: compare antes de presentar. Obtenga un extracto actualizado de la Cámara de Comercio, compruebe que el nombre de la empresa coincida exactamente con lo que completa, y verifique que los datos del UBO sigan siendo correctos con la situación real. También tenga en cuenta la validez de los documentos de identificación; estos caducan y dejan de ser aceptados. Quien tenga estos documentos ya reunidos antes de que llegue la lista de preguntas no tiene que buscar cada vez la última versión. la base de conocimientos donde se ha investigado por tema qué exactamente pregunta una lista de preguntas KYB contiene un resumen de los documentos que normalmente se solicitan y de dónde proceden.
También ayuda saber de antemano cuántas listas de preguntas de este tipo recibe su empresa y cuáles de ellas trabajan con los mismos datos básicos. Con algunas preguntas, puede ver de inmediato dónde se encuentra aproximadamente su empresa, sin que tenga que proporcionar nada o iniciar sesión en un portal de un banco o asegurador.
Qué resuelve y qué no resuelve esto
Un expediente bien mantenido evita la mayoría de retrasos, pero no sustituye la evaluación propia del banco o asegurador. Ellos deciden por sí mismos qué documentos necesitan y cuándo está completa una solicitud; nosotros no leemos esos cuestionarios y no iniciamos sesión en ningún lugar en su nombre. Si algo sigue sin estar claro sobre lo que exactamente pregunta una institución específica, el servicio de atención al cliente de ese banco o asegurador es el lugar indicado para preguntarlo. Para preguntas sobre su propia situación, por ejemplo, cuándo se debe comunicar formalmente un cambio de UBO, un abogado o la Cámara de Comercio son los interlocutores apropiados.
En las preguntas frecuentes sobre qué información sí y no tiene que compartir con un cliente se explica qué datos se solicitan habitualmente y cuáles de ellos siguen siendo opcionales. Y si desea saber cómo compilamos la información en la base de conocimientos y por qué es de acceso gratuito, lo encontrará en la página que explica de dónde procede la información.
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