Kan ik de UBO-registratie zelf regelen?
In veel gevallen kunt u de UBO-registratie zelf afhandelen via het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner, de uiteindelijk belanghebbende: de persoon die direct of indirect eigenaar is van een organisatie of er zeggenschap over heeft. Bij een eenvoudige structuur, bijvoorbeeld één bedrijf met één of twee aandeelhouders die ook bestuurder zijn, is de registratie meestal een kwestie van gegevens invullen en documenten uploaden.
Bij ingewikkelder structuren, zoals houdstermaatschappijen, buitenlandse aandeelhouders, trusts of meerdere lagen tussen de onderneming en de uiteindelijke eigenaar, wordt het lastiger om zelf vast te stellen wie precies als UBO moet worden opgegeven. In die situaties schakelen ondernemers vaak een notaris of jurist in, al schrijft geen enkele regel voor dat dit verplicht is.
Wat een UBO-registratie precies inhoudt
De UBO-registratie is onderdeel van het Handelsregister en is bedoeld om zichtbaar te maken wie er achter een organisatie schuilgaat. Dat is relevant bij het tegengaan van witwassen en het financieren van criminele activiteiten. Een deel van de gegevens is openbaar, een ander deel is alleen toegankelijk voor bevoegde instanties zoals banken, de Belastingdienst en toezichthouders. Welke gegevens precies openbaar zijn en welke afgeschermd blijven, verandert weleens; de actuele stand vindt u op de website van de Kamer van Koophandel.
Wanneer kunt u het zelf doen
Bij een eenmanszaak of een besloten vennootschap met een overzichtelijke eigendomsstructuur is zelf registreren goed te doen. U heeft dan uw KvK-inschrijving, een geldig identiteitsbewijs van de UBO's en soms een uittreksel van de aandeelhoudersstructuur nodig. De KvK-website leidt u stap voor stap door het proces. Twijfelt u of uw structuur eenvoudig genoeg is om zelf te registreren, dan kan het geen kwaad dit eerst op papier te zetten voordat u begint.
Wanneer een notaris of adviseur wel zin heeft
Zodra er onduidelijkheid is over wie precies als uiteindelijk belanghebbende geldt, bijvoorbeeld bij familiebedrijven met meerdere generaties, bij internationale structuren of bij organisaties zonder duidelijke aandeelhouders zoals stichtingen, wordt het vaststellen van de UBO een inhoudelijke vraag. Een notaris die de oprichting of statutenwijziging heeft begeleid, kent de structuur vaak al en kan helpen bij het correct vaststellen ervan. Voor de juridische duiding van uw specifieke situatie is en blijft een notaris of jurist het aangewezen aanspreekpunt.
Waarom uw afnemer om UBO-gegevens vraagt
Banken en verzekeraars vragen UBO-informatie op als onderdeel van klantonderzoek, vaak aangeduid als KYB: Know Your Business. Steeds vaker vragen ook zakelijke afnemers ernaar, als onderdeel van hun eigen ketenonderzoek. Zij willen weten met wie zij zaken doen en of er signalen zijn die om extra aandacht vragen. Dat is een ander proces dan certificering of beoordeling: er wordt gecontroleerd en vastgelegd, niet goedgekeurd in de zin van een keurmerk.
Omdat UBO-gegevens vaak samen worden opgevraagd met andere bewijsstukken, zoals uittreksels, verklaringen en beleidsdocumenten, is het handig om te weten wat er precies wordt gevraagd en wat er al bij de KvK staat geregistreerd. In de kennisbank per onderwerp uitgezocht vindt u een overzicht van welke begrippen bij welke vragenlijst horen en waar ze vandaan komen.
Wat u wel en niet hoeft te delen
Niet elke afnemer heeft recht op dezelfde diepgang aan informatie. Een deel van de UBO-gegevens is openbaar en dus sowieso op te vragen; een ander deel is dat niet en wordt alleen gedeeld als daar een concrete, gerechtvaardigde reden voor is. Bij twijfel over wat u met een specifieke afnemer moet delen, is het verstandig dit te toetsen aan de eigen situatie, eventueel met een jurist, in plaats van standaard alles te delen wat wordt gevraagd.
Overzicht houden zonder alles opnieuw uit te zoeken
Het vervelende van UBO- en KYB-vragen is niet de registratie zelf, maar het feit dat vrijwel elke afnemer er op zijn eigen manier naar vraagt, met net iets andere documenten of formulieren. Met een paar vragen ziet u meteen waar u staat, zonder dat u eerst een account hoeft aan te maken. Wilt u weten hoe supplia.eu daarbij te werk gaat en waar de informatie vandaan komt, dan leest u dat op de pagina die uitlegt hoe het werkt.
Heeft u na het lezen nog een concrete vraag over uw eigen structuur of over een specifieke vragenlijst, dan vindt u aanvullende uitleg bij de meestgestelde vragen van ondernemers. Voor de juridische beoordeling van uw eigen situatie blijft een notaris, jurist of de Kamer van Koophandel het juiste aanspreekpunt; wij verklaren, certificeren en beoordelen niets, maar helpen u wel de juiste stukken en antwoorden op één plek te vinden.
Wilt u eerst zien welke vragenlijsten en begrippen voor uw bedrijf relevant zijn voordat u ergens tijd in steekt? Doe de gratis quick-scan of blader door de onderwerpen in de kennisbank, dan weet u binnen een halfuur waar u staat.