Coraz więcej przedsiębiorców dostrzega, że ich bank lub towarzystwo ubezpieczeń nie raz, ale regularnie powraca z pytaniami dotyczącymi właścicieli, zarządcy i działalności ich firmy. Nosi to nazwę KYB (Know Your Business) i kontrola, która się za tym kryje, staje się w ostatnich latach coraz bardziej rozległa i częsta. Powód nie leży w tym, że bank Ci nie ufa, ale w tym, że przepisy, którymi muszą kierować się banki i towarzystwa ubezpieczeń, stają się coraz bardziej rygorystyczne i szczegółowe.
To, co dokładnie się zmienia, różni się w zależności od instytucji i kraju, a dokładne wdrożenie nie leży w gestii supplia.eu, ale u organu nadzoru i samej instytucji. Można jednak powiedzieć: trend jest wyraźny. Kontrole, które wcześniej odbywały się przy otwieraniu rachunku lub polisy, teraz powtarzane są okresowo, a listy pytań, które się z tym wiążą, są bardziej szczegółowe dotyczące własności, kontroli i pochodzenia środków.
Co obejmuje KYB, krótko streszczając
KYB to kontrola, którą przeprowadza bank, towarzystwo ubezpieczeń lub inna instytucja finansowa, aby wiedzieć, z jakim przedsiębiorstwem prowadzi działalność. Obejmuje ona między innymi pytanie, kim są ostateczni beneficjenci, zwani również UBO, jaka jest charakter działalności biznesowej i czy istnieje powód, aby zwrócić szczególną uwagę na pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu. Ta kontrola nie jest nowa, ale sposób, w jaki instytucje ją przeprowadzają, zmienia się.
Dlaczego te kontrole wracają częściej
Banki i towarzystwa ubezpieczeń mają obowiązek prawny poznać swoich klientów i utrzymać ten obraz na bieżąco. Organy nadzoru coraz bardziej oczekują, że instytucje przeprowadzają kontrolę nie tylko na początku relacji, ale także później, zwłaszcza gdy zmienia się struktura własności, działalność lub profil ryzyka klienta. Na szczeblu europejskim pracuje się nad dalszą harmonizacją przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, wraz z nowym centralnym organem nadzoru w tej dziedzinie. To, co konkretnie będzie oznaczać dla list pytań, które otrzymasz jako przedsiębiorca, w momencie pisania wciąż nie jest ustalone w szczegółach i różni się również w zależności od państwa członkowskiego. Aby uzyskać dokładny stan faktyczny, odsyłamy do tekstu oficjalnego i do organu nadzoru właściwego dla Twojego sektora.
Co to dla Ciebie jako przedsiębiorcy może oznaczać
W praktyce konsekwencją jest to, że jako przedsiębiorca otrzymujesz częściej listę pytań od swojego banku lub towarzystwa ubezpieczeń, nawet jeśli z Twojej perspektywy nic się nie zmieniło. Może to dotyczyć potwierdzenia danych UBO, aktualizacji wpisu KvK lub wyjaśnienia dużej transakcji. Instytucje pytają o to nie dlatego, że coś podejrzewają, ale dlatego, że muszą to regularnie dokumentować, aby wypełnić swoje własne zobowiązania. Dla Ciebie oznacza to przede wszystkim, że te same dane podstawowe pojawiają się częściej, w różnych instytucjach, w różnych formatach.
Co się nie zmienia
Istota tego, co instytucja może prosić, pozostaje w dużej mierze ta sama: dane niezbędne do oceny firmy, właścicieli i ryzyka. To, co się zmienia, to częstotliwość i poziom szczegółowości. Na przykład bank może częściej prosić o ostatni wyciąg lub aktualne oświadczenie UBO, podczas gdy pytanie leżące u podstaw – kim jest ostateczny beneficjent – pozostaje bez zmian.
Jak to praktycznie wykonać
Ponieważ te same dane wracają za każdym razem, warto utrzymywać je na jednym miejscu na bieżąco zamiast zbierać je od nowa przy każdym żądaniu. Pomyśl o ostatnim wyciągu KvK, strukturze UBO, oświadczeniu o charakterze działalności i, tam gdzie to istotne, informacji o pochodzeniu środków przy większych transakcjach. Gdy te dokumenty będą w porządku i będziesz wiedzieć, kiedy tracą ważność, wypełnienie nowej listy pytań KYB zajmie znacznie mniej czasu. W banku wiedzy z zagadnieniami na konkretne sytuacje znajdziesz przegląd tego, które dokumenty dotyczą którego pytania i skąd pochodzą.
To od Ciebie samego lub od prawnika bądź doradcy ds. compliance zależy, czy określone pytanie Twojego banku lub ubezpieczyciela jest uzasadnione i jak najlepiej na nie odpowiedzieć. Supplia.eu nie ocenia żadnej listy pytań co do treści i nie przesyła niczego w Twoim imieniu; pomagamy tylko odnaleźć i ponownie wykorzystać odpowiedzi, które już wcześniej udzieliłeś.
Jeśli chcesz wiedzieć, które powtarzające się listy pytań są istotne dla Twojego przedsiębiorstwa, możesz to sprawdzić w kilka minut za pośrednictwem sprawdzenia rozpoznawania ze wstępnym wskazaniemW przypadku osób chcących wiedzieć, skąd supplia.eu czerpie informacje widoczne na stronie, wyjaśnienie znajduje się na stronie wyjaśnienie dotyczące pochodzenia informacji. Często zadawane pytania dotyczące KYB, UBO i roli banków oraz ubezpieczycieli są zebrane na stronie zawierającej odpowiedzi na pytania pojawiające się częściej.
Lista pytań KYB, która pojawia się częściej, zwykle nie jest sygnałem, że coś jest nie tak, ale skutkiem przepisów, które obowiązują dla całej branży. Jeśli Twój podstawowy dossier jest w porządku, nie musisz za każdym razem poświęcać na to ponownie czas.