Mohu si nechat seznamem otázek nejdříve zkontrolovat kolegou

Nechat si jej zkontrolovat kolegou je obvykle bez problémů

Ano, seznam otázek lze obvykle nechat zkontrolovat kolegou bez důsledků pro obsah. Jde o vnitřní organizační volbu, nikoli právní překážku: to, kdo se na to podívá interně, nezmění nic na tom, co se vyplní nebo podá. Odpovědnost za odpovědi zůstává u podniku, bez ohledu na to, kolik kolegů si to prohlédne. Důležité je zejména to, jaké odpovědi necháš zkontrolovat: technické otázky týkající se bezpečnosti informací patří jiného kolegy než otázky o ročním obratu nebo počtu zaměstnanců.

V praxi jde o to, zda musí kolega získat přístup k celému řetězcovému spisu nebo pouze ke konkrétnímu seznamu otázek. V případě seznamu otázek s technickými bezpečnostními otázkami — například o opatřeních pro řízení z přílohy A normy ISO/IEC 27001 nebo o deseti opatřeních z článku 21 odst. 2 směrnice NIS2 — je přirozené, že si to prohlédne IT nebo compliance kolega. U seznamu udržitelnosti podle základního modulu VSME od EFRAG je to spíše na někom, kdo spravuje údaje o CO2 nebo počtu zaměstnanců. Systém sám nic nevyhodnocuje ani nedoporučuje; pouze zobrazuje, která odpověď pochází z spisu a kterým důkazním dokumentem je podepřena, aby si to kolega mohl zkontrolovat předtím, než se to potvrdí.

Odkud to pochází: kdo údaje vyplní, ne kdo si je prohlédne

Neexistuje žádné právní pravidlo, které by stanovovalo, kdo může seznam otázek před jeho podáním prohlédnout. Zákon o obchodním rejstříku 2007 a směrnice CSRD (Směrnice (EU) 2022/2464) určují, jaké údaje musí podnik evidovat a hlásit, nikoli kdo v podniku tyto údaje může kontrolovat. Jde o vnitřní záležitost. Relevantní je: pokud seznam otázek obsahuje citlivé informace, například o právní název nebo vnitřních obchodních procesech, lze použít tlačítko důvěrnosti k určení, kdo si ho přesně prohlédne.