voinko saada kollegani tarkistamaan kysymyslistan ensin

Kollegan kanssa katsominen on yleensä ongelmatonta

Kyllä, kyselylomakkeen tarkistaminen kollegan toimesta on yleensä mahdollista ilman vaikutuksia sisältöön. Tämä on sisäinen organisatorinen valinta, ei juridinen este: kuka tahansa organisaatiossa sitä katsoo, se ei muuta sitä, mikä täytetään tai lähetetään. Vastuu vastauksista säilyy yrityksellä riippumatta siitä, kuinka moni kollegoista sitä katsoo. Erityisen tärkeää on, mitkä vastaukset sallitaan katsojan nähtäväksi: tekniset kysymykset tietoturvallisuudesta kuuluvat eri kollegalle kuin kysymykset vuosituloista tai työntekijöiden lukumäärän.

Käytännössä kyse on siitä, pitääkö kollegalla olla pääsy koko ketjudossieriin vai vain tiettyyn kyselylomakkeeseen. Kyselylomakkeessa, jossa on teknisiä tietoturvallisuuskysymyksiä — esimerkiksi ISO/IEC 27001 -standardin liitteen A hallintotoimista tai NIS2-direktiivin 21 artiklan 2 kohdan kymmenen toimenpiteestä — on luontevaa, että IT- tai compliance-kolleaga katsoo sitä. Kestävyyden mukaisen listan EFRAG VSME -perusmoduulin osalta on sopivampaa, että joku, joka hallinnoi CO2- tai henkilöstölukuja. Järjestelmä itse ei arvioi tai neuvo mitään; se näyttää vain, mikä vastaus tulee dossierista ja millä todisteella se on perustettu, jotta kolleaga voi tarkistaa sen ennen kuin se vahvistetaan.

Mistä tämä tulee: kuka täyttää tiedot, ei kuka niitä katsoo

Ei ole olemassa lakia, joka määrää, kuka saa nähdä kyselylomakkeen ennen sen jättämistä. Kaupparekisterilaki 2007 ja CSRD-direktiivi (Direktiivi (EU) 2022/2464) määrittävät, mitä tietoja yrityksen on kirjattava ja raportoitava, ei sitä, kuka organisaatiossa saa tarkistaa nämä tiedot. Se on sisäinen asia. Relevantille kannalle: jos kyselylomake sisältää arkaluonteisia tietoja, esimerkiksi lakisääteinen nimi tai sisäisistä liiketoimintaprosesseista, voidaan luottamuksellisuuspainiketta käyttää määrittämään, kuka tarkalleen katsoo.