Muss ich die Nachhaltigkeitspolitik als separates Dokument an den Kunden liefern

Oft genügt ein Absatz, manchmal wird ein separates Dokument verlangt

Das hängt davon ab, was der Fragebogen genau verlangt: einen separaten Upload oder nur ein Ja/Nein mit Erläuterung. Viele Kundenportale fragen nicht "haben Sie ein Dokument", sondern "haben Sie eine Politik" — und das kann sich auch aus einem Absatz in einem umfassenderen Dokument ergeben, etwa aus einem Qualitätshandbuch oder Jahresbericht. Das VSME-Basismodul von EFRAG, der Standard, auf den sich immer mehr dieser Fragebögen stützen, verlangt selbst auch kein separates Zertifikat oder ein durchgearbeitetes Politikdokument: es geht um eine Beschreibung von Praktiken, Zielen und Maßnahmen zu den relevanten Themen. Ein kurzer, zusammenhängender Text — auch wenn er nicht auf einem separaten A4-Blatt mit eigenem Titel steht — erfüllt daher meist den Zweck der Frage.

Wo es tatsächlich oft spezifisch ein "Dokument" oder eine "Erklärung" sein muss, ist bei Themen, die eine separate Regelung betreffen, etwa eine Politik zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption oder ein Hinweisgebersystem. Dort erwartet der Kunde oft ein Dokument, auf das man verweisen kann, denn das zugrundeliegende Risiko — Geldwäsche, Korruption — wird eben mit schriftlich festgelegter Politik nachgewiesen. Bei allgemeiner Nachhaltigkeitspolitik ist die Messlatte niedriger: der Inhalt zählt, nicht die Form.

Worauf dies basiert: VSME und die CSRD

Das VSME-Basismodul von EFRAG beschreibt die erwartete Berichterstattung als beschreibende Informationen über Politik und Praktiken, ohne die Anforderung, dass dies ein eigenständiges, zertifiziertes Dokument sein muss. Richtlinie (EU) 2022/2464, die CSRD, verpflichtet größere Unternehmen zur Nachhaltigkeitsberichterstattung im Lagebericht — auch dort ist die Form Teil eines umfassenderen Dokuments, kein separates Zertifikat. Für KMU-Zulieferer, die von Kunden befragt werden, ist das VSME-Modul als freiwilliges, verhältnismäßiges Alternativ gedacht, genau um zu vermeiden, dass jeder Unterauftragnehmer ein eigenes Politikdokument aufziehen muss. Wenn ein Kunde dennoch speziell ein separates Dokument verlangt, ist das meist in der Frage selbst angegeben — etwa beim internen Meldekanal für Hinweisgeber, wo die zugrundeliegende Regelung ein festgelegtes Verfahren verlangt.