Måste jag tillhandahålla hållbarhetspolicy som ett separat dokument till kund

Ofta räcker ett stycke, ibland efterfrågas ett separat dokument

Det beror på vad frågeformuläret exakt frågar efter: en separat uppladdning eller endast ett ja/nej med förklaring. Många kundportaler frågar inte "har ni ett dokument", utan "har ni en policy" — och det kan även framgå av ett stycke i ett bredare dokument, såsom en kvalitetshandbok eller årsrapport. EFRAG:s VSME-basmodul, den standard som allt fler av dessa frågeformulär bygger på, kräver själv heller inget separat certifikat eller genomarbetat policydokument: det handlar om en beskrivning av praktiker, mål och åtgärder inom relevanta områden. En kort, sammanhängande text — även om den inte står på ett separat A4 med egen titel — uppfyller således vanligtvis syftet med frågan.

Där det ofta är specifikt ett "dokument" eller "deklaration" som krävs, är när det gäller ämnen som regleras separat, såsom en policy mot mutor och korruption eller en whistleblowerordning. Där förväntar sig kunden ofta ett dokument som du kan peka på, eftersom den bakomliggande risken — penningtvätt, korruption — helt enkelt visas genom skriftligt fastställd policy. För allmän hållbarhetspolicy är ribban lägre: innehållet är det som räknas, inte formen.

Vad detta baseras på: VSME och CSRD

EFRAG:s VSME-basmodul beskriver förväntad rapportering som beskrivande information om policy och praktiker, utan krav på att detta måste vara ett oberoende, certifierat dokument. Direktiv (EU) 2022/2464, CSRD, förpliktar större företag att rapportera om hållbarhet i förvaltningsberättelsen — även där är formen en del av ett större dokument, inte ett separat certifikat. För små och medelstora underleverantörer som ifrågasätts av kunder är VSME-modulen avsedd som ett frivilligt, proportionellt alternativ, precis för att förhindra att varje underleverantör måste ta fram ett eget policydokument. Där en kund trots detta specifikt frågar efter ett separat dokument, anges det vanligtvis i själva frågan — till exempel för intern rapporteringskanal för whistleblowers, där den bakomliggande lagstiftningen kräver en fastställd procedur.