devo fornire la politica di sostenibilità come documento separato al cliente

Spesso è sufficiente un paragrafo, a volte viene richiesto un documento separato

Dipende da ciò che chiede esattamente il questionario: un caricamento separato, o solo una risposta sì/no con spiegazione. Molti portali dei clienti non chiedono "avete un documento", ma "avete una politica" — e questo può emergere anche da un paragrafo in un documento più ampio, come un manuale di qualità o una relazione annuale. Il modulo di base VSME di EFRAG, lo standard su cui sempre più questi questionari si basano, non richiede nemmeno un certificato separato o un documento politico elaborato: si tratta di una descrizione delle pratiche, degli obiettivi e delle azioni su i temi pertinenti. Un breve testo coerente — anche se non si trova su un foglio A4 separato con un titolo proprio — di solito soddisfa lo scopo della domanda.

Dove è veramente necessario che sia specificamente un "documento" o una "dichiarazione" è quando riguarda argomenti che toccano una normativa separata, come una politica anticorruzione o una procedura di denuncia. Lì il cliente spesso si aspetta un documento che possa essere indicato, perché il rischio sottostante — riciclaggio di denaro, corruzione — è appunto dimostrato con una politica formalmente documentata. Per una politica generale di sostenibilità lo standard è più basso: conta il contenuto, non la forma.

Su cosa si basa: VSME e la CSRD

Il modulo di base VSME di EFRAG descrive l'informativa attesa come informazioni descrittive su politiche e pratiche, senza richiedere che questo sia un documento autonomo e certificato. La Direttiva (UE) 2022/2464, la CSRD, obbliga le imprese più grandi alla rendicontazione di sostenibilità nella relazione di gestione — anche lì la forma è parte di un documento più ampio, non un certificato separato. Per i fornitori di PMI interrogati dai clienti, il modulo VSME è inteso come un'alternativa volontaria e proporzionata, proprio per evitare che ogni subappaltatore debba predisporre un proprio documento politico. Quando un cliente chiede comunque specificamente un documento separato, di solito è indicato nella domanda stessa — ad esempio per il canale interno di segnalazione per i denuncianti, dove la normativa sottostante richiede una procedura documentata.