Muss ein Geschäftsführer die Frageliste genehmigen, bevor diese eingereicht wird

Zeichnungsbefugnis ist ein anderes Thema als die Einreichung

Nein, gesetzlich verpflichtend ist das nicht. Wer berechtigt ist, das Unternehmen zu vertreten — die Geschäftsführung, ein Prokurist oder jemand anders mit Zeichnungsbefugnis — ist im Handelsregister eingetragen. Aber keine der Fundstellen, die zu Nachhaltigkeits-, Cybersicherheits- oder Versicherungsfragenbögen gehören (VSME, CSRD, ISO 27001, NIS2), schreibt vor, wer einen Fragebogen bei einem Kunden einreichen darf. Das ist keine gesetzliche Frage, sondern eine interne Absprache.

In der Praxis regelt das Unternehmen dies selbst, durch eine interne Genehmigung oder ein Unterzeichnungsmandatsschreiben. Bei einem Fragebogen zur Cybersicherheit liegt die inhaltliche Verantwortung oft bei dem CISO oder IT-Manager; bei einer Nachhaltigkeitsliste bei dem, der die VSME- oder CSRD-Berichterstattung erstellt. Wer letztendlich auf "Einreichen" klickt, ist eine Prozessabsprache, keine Meldepflicht. Beachten Sie: Dieses System reicht selbst nichts bei dem Kundenportal ein — die Bestätigung pro Antwort und die Einreichung führt der Kunde selbst durch, daher bleibt die interne Genehmigung, die dafür erforderlich ist, eine Angelegenheit des Unternehmens selbst.

Was hingegen zweifelsfrei feststeht: wer nach dem Handelsregister berechtigt ist

Was mit Sicherheit feststeht, ist unter welcher Registrierungsnummer das Unternehmen eingetragen ist und wer dabei als bevollmächtigter Vertreter registriert ist — das ergibt sich aus dem Handelsregistergetz 2007. Diese Registrierung ist die einzige harte, überprüfbare Tatsache in dieser Frage; wer faktisch einen Fragebogen abhaken oder einreichen darf, ist darin nicht geregelt und daher eine interne Angelegenheit. Einige Kundenportale fragen übrigens selbst nach einem Namen und einer Funktion des Unterzeichners im Fragebogen; das ist dann eine Frage des Abnehmers, nicht eine Anforderung aus der zugrunde liegenden Regelung. Im Zweifelsfall, wer innerhalb der eigenen Organisation unterzeichnen muss, hilft es zu schauen, wer auch der Firmennamen und sonstige Basisdaten namens des Unternehmens üblicherweise zu bestätigen — oft ist das derselbe Funktionär.