um membro da direção deve aprovar a lista de verificação antes de ser apresentada

O poder de assinatura é uma questão diferente da apresentação

Não, não é uma obrigação legal. Quem é competente para representar a empresa — a administração, um mandatário, ou outra pessoa com poder de assinatura — consta no Registro Comercial. Mas nenhuma das fontes normativas que se aplicam a listas de perguntas sobre sustentabilidade, cibersegurança ou seguros (VSME, CSRD, ISO 27001, NIS2) prescreve quem pode apresentar uma lista de perguntas a um cliente. Não se trata de uma questão legal, mas de um acordo interno.

Na prática, a empresa regula isto ela própria, através de uma autorização interna ou de um mandato de assinatura. Para uma lista de perguntas sobre cibersegurança, a responsabilidade substantiva recai frequentemente sobre o CISO ou gestor de TI; para uma lista de sustentabilidade, sobre quem elabora o relatório VSME ou CSRD. Quem finalmente clica em "apresentar" é uma questão processual, não uma obrigação de relato. Atenção: este sistema não apresenta nada por si no portal do cliente — a confirmação de cada resposta e a apresentação são feitas pelo cliente em pessoa, portanto a aprovação interna necessária antes disso permanece uma questão da própria empresa.

O que é certo: quem é competente de acordo com o Registro Comercial

O que é certo é sob qual número de registro a empresa está inscrita e quem está registado como representante competente — isso decorre da Lei do Registro Comercial 2007. Este registo é o único facto firme e verificável nesta questão; quem pode efetivamente assinar ou apresentar uma lista de perguntas não está regulado e é, portanto, uma questão interna. Alguns portais de clientes pedem, aliás, um nome e função do signatário na lista de perguntas; essa é uma questão do cliente, não um requisito da regulamentação subjacente. Em caso de dúvida sobre quem dentro da própria organização deve assinar, é útil verificar quem também o nome estatutário e outros dados básicos costuma confirmar em nome da empresa — frequentemente é o mesmo funcionário.