Az igazgatónak jóvá kell hagynia a kérdőívet annak beküldése előtt?

Az aláírási jog más kérdés, mint a bejelentés

Nem, ez jogszabályi kötelezettség nincsen. Az, hogy ki jogosult a vállalkozás képviseletére — az igazgatóság, egy meghatalmazott, vagy valaki más aláírásra jogosult személy — a Kereskedelmi Nyilvántartásban szerepel. De a fenntarthatósági, kibervédelmi vagy biztosítási kérdőívekhez kapcsolódó bármelyik hiteles forrás (VSME, CSRD, ISO 27001, NIS2) nem írja elő, hogy ki javasolhatja be a kérdőívet egy ügyfélnél. Ez nem jogi kérdés, hanem belső egyezség.

A gyakorlatban a vállalkozás ezt maga szabályozza, belső felhatalmazáson vagy aláírási meghatalmazáson keresztül. A kibervédelmi kérdőív esetében a tartalmi felelősség gyakran a CISO-t vagy az IT-vezetőt terheli; egy fenntarthatósági lista esetén azt, aki a VSME- vagy CSRD-jelentéseket készíti. Az, hogy végül ki kattint az "indítás" gombra, egy eljárási egyezség, nem pedig jelentési kötelezettség. Figyelem: ez a rendszer maga nem nyújt be semmit az ügyfél portáljára — az egyes válaszok jóváhagyása és a bejelentés az ügyfél feladata, így a szükséges belső jóváhagyás előtte a vállalkozás saját ügye marad.

Az, ami biztos: aki a Kereskedelmi Nyilvántartás szerint jogosult

Ami biztosan rögzített: mely regisztrációs szám alatt a vállalkozás be van-e jegyezve és aki jogosult képviselőként van bejegyezve — ezt a Kereskedelmi Nyilvántartási törvény 2007 határozza meg. Ez a regisztráció az egyetlen szilárd, ellenőrizhető tény ebben a kérdésben; hogy valaki ténylegesen ki lehet jogosult a kérdőív kitöltésére vagy bejelentésére, ez nem kerül szabályozásra, így belső ügyet képez. Egyes ügyfélportálok egyébként saját maguk kérnek név- és beosztásadatokat az aláíró személyéről a kérdőívben; ez akkor az ügyfél kérdése, nem az alapul szolgáló szabályozás követelménye. Ha kétség van azon belül, hogy a saját szervezet ki járul hozzá az aláíráshoz, segít ha megtekintjük, hogy ki is az alapító okirat szerinti megnevezés és egyéb alapadatok a vállalkozás nevében szokott megerősíteni — gyakran ugyanez a funkcióvezető.