Trebuie un membru al conducerii să aprobe chestionarul înainte ca acesta să fie depus

Dreptul de semnătură este o altă chestiune decât trimiterea

Nu, nu este obligatoriu din punct de vedere legal. Cine este autorizat să reprezinte întreprinderea — conducerea, un mandatar sau altcineva cu drept de semnătură — se găsește în Registrul de Comerț. Dar niciuna dintre sursele care se referă la chestionarele de durabilitate, securitate cibernetică sau asigurări (VSME, CSRD, ISO 27001, NIS2) nu prescrie cine poate trimite un chestionar unei clientele. Aceasta nu este o întrebare legală, ci un acord intern.

În practică, întreprinderea reglementează aceasta singură, printr-o autorizare internă sau un mandat de semnare. Pentru un chestionar privind securitatea cibernetică, responsabilitatea substantivă se află adesea la CISO sau la managerul IT; pentru o listă de durabilitate, la persoana care elaborează raportarea VSME sau CSRD. Cine dă în final clic pe "trimitere" este o procedură de proces, nu o obligație de raportare. Atenție: acest sistem nu trimite nimic în sine la portalul clientelei — clientela confirmă pe bază de răspuns și trimite ea însăși, deci aprobarea internă necesară înainte de aceasta rămâne o chestiune a întreprinderii în sine.

Ceea ce este sigur: cine este autorizat conform Registrului de Comerț

Ceea ce este cu certitudine stabilit, sub ce număr de înregistrare este înregistrată întreprinderea și cine este înregistrat ca reprezentant autorizat — aceasta rezultă din Legea Registrului de Comerț 2007. Această înregistrare este singurul fapt greu și verificabil în această chestiune; cine poate efectiv bifa sau trimite un chestionar nu este reglementat în aceasta și prin urmare este o chestiune internă. Unele portaluri de clientelă cer de altfel propria nume și funcție a semnatarului în chestionar; aceasta este atunci o întrebare a cumpărătorului, nu o cerință din reglementările de bază. În caz de îndoială cu privire la cine din cadrul organizației proprii trebuie să semneze, este util să se uite cine de asemenea denumirea statutară și alte date de bază confirma în nume de întreprindere — adesea aceasta este același funcționar.