kuinka paljon aikaa tämä järjestelmä todella säästää kyselylomakkeissa

Mistä aikavoitto tulee

Voitto ei ole itse täyttämisessä, vaan siinä, ettei tarvitse enää selvittää. Jokaisen kyselylomakkeen suurin osa ajasta kuluu tutkimustyöhön: kuka allekirjoittaa, mikä sertifikaatti sillä oli, missä BCP-asiakirja on. Tutkimustyön teet nyt kerran, ensimmäisen lomakkeen yhteydessä. Tämän jälkeen järjestelmä tunnistaa saman kysymyksen uudelleen — tai sen muunnelman, kuten kymmenen toimenpidettä artiklan 21 kohdan 2 NIS2 ISO 27001 Annex A -kysymykseen samasta aiheesta — ja se laittaa vastauksen ketjurekisteristä heti valmiiksi. Vahvistat kyllä tai ei sen sijaan, että kirjoittaisit uudelleen.

Kuinka paljon se konkreettisesti säästää, vaihtelee lomakkeiden ja asiakkaiden mukaan, eikä sitä haluta kertoa prosenttina, jota ei voi perustella. Mitä on kuitenkin rakenteellisesti vakiota: kysymykset työntekijöiden lukumäärän, vuosiliikevaihto tai toimipaikkamaat esiintyvät lähes jokaisessa lomakkeessa, olipa kyseessä pankki-, vakuutus- vai kestävyyden kehitysmuotoinen lomake. Nämä ovat juuri ne kentät, jotka ensimmäisen kerran jälkeen eivät enää vaadi tutkimustyötä.

Miksi lomakkeet menevät päällekkäin

Että päällekkäisyys ei ole sattuma, ilmenee itse lähteistä. EFRAG:n VSME-perusmoduuli ja Direktiivin (EU) 2022/2464 (CSRD) mukaiset raportointivelvoitteet kysyvät pitkälti samoja yritystietoja kuin pankki- tai vakuutuskysely: henkilöllisyys, koko, sijainnit. Direktiivin (EU) 2022/2555 (NIS2) artiklan 21 kohdan 2 luettelee kymmenen toimenpidettä, jotka esiintyvät lähes jokaisessa tietoturvakysymysomakkeessa, usein rinnakkain tai ISO/IEC 27001 Annex A:n viittauksen sijasta. Ja perustiedot, kuten lakisääteinen nimi ja rekisterinumero, on jo vahvistettu kaupparekisterilailla 2007 — niitä ei tarvitse koskaan rakentaa uudelleen. Koska taustalla oleva kysymys koskettelee aina samaa lähdetietoja, tiedosto on kertakäyttöinen, ja jokainen seuraava lomake on enemmän vahvistamista.