voivatko useat kollegat päivittää ketjutiedostoa samanaikaisesti

Useat täyttäjät tiedostoa kohti on normaali tilanne

Kyllä, useat kollegat voivat työskennellä samassa ketjutiedostossa. Se on myös loogista, sillä tiedoston tiedot tulevat yrityksen eri osista. HR-johtaja toimittaa vastauksen kuinka monella työntekijällä yrityksellä onHR-johtaja toimittaa vastauksen, palvelupäällikkö tietää, onko jatkuvuussuunnitelma käytössä, ja IT-vastaava osaa parhaiten arvioida, mitkä kymmenestä toimenpiteestä NIS2-direktiivin 21 artiklan 2 kappaleen mukaisista toimenpiteistä ovat jo käytössä ja mitkä eivät. Yksi henkilö, joka täyttää kaiken tämän yksin, arvailee tai kyselee — useiden täyttäjien kanssa jokainen vastaus menee sille, joka sen todella tietää.

Tiedosto on järjestetty niin, että jokaisella vastauksella on oma lähde ja oma vahvistus. Se tarkoittaa, että kollega A voi vahvistaa ISO 9001:n koskevan vastauksen ilman, että hänen täytyy odottaa kollegaa B, joka päivittää toimipaikkamaat. Työskentely samassa tiedostossa ei siis ole sama asia kuin työskentely samassa vastauksessa — toisen päivitys ei estä toista. Kuitenkin pätee: kuka tahansa, joka vahvistaa vastauksen, tekee sen koko yritykselle. Siksi on järkevää, että organisaation sisällä on selvää, kuka on vastuussa mistäkin osasta, vaikka se ei ole järjestelmän tekninen rajoitus.

Mikä tässä on kiinteää ja mikä ei

Tässä erityisessä asiassa — voiko useat käyttäjät työskennellä samanaikaisesti — ei ole oikeudellista sääntelyä, joka sitä edellyttäisi tai kieltäisi; se on kysymys siitä, miten alusta on rakennettu, ei asetuksesta tai direktiivistä. Kyllä, tiedostossa esiintyvät perustielähteet on määritetty aiheittain: kaupparekisterilaki 2007 henkilöllisyystietojen osalta, kuten yrityksen sijainnin osoiteEFRAG:n VSME-perusmoduuli kestävyysluvuille ja direktiivin (EU) 2022/2555 21 artiklan 2 kappale kymmenen kyberturvallisuustoimenpiteelle. Kuka toimittaa näiden lähteiden kukin osa, on sisäinen sopimus — ei jotain, joka johtuisi näistä säädöksistä itsestään.