kaksi asiakasta esittää saman kysymyksen hieman eri tavoin mitä järjestelmä tekee silloin

Kaksi muotoilua, yksi vastaus ketjutiedostosta

Järjestelmä tunnistaa kysymyksen merkityksen perusteella, ei tarkan tekstin perusteella, ja linkittää molemmat muotoilut samaan vastaukseen ketjutiedostosta. Jos asiakas A kysyy "Omistaako organisaationne ISO 27001 -sertifikaatin tietoturvasta?" ja asiakas B "Onko organisaationne sertifioitu ISO/IEC 27001:n liitteen A mukaisesti?", kyseessä on järjestelmälle sama peruskysymys: onko yrityksellä liitteessä A kuvatut hallintotoimenpiteet toteutettu ja sertifioitu. Molemmat portaalit saavat saman vastauksen samasta tiedostosta, ainoastaan kyseisen asiakkaan kyselyn edellyttämässä muodossa.

Tämä säästää erityisesti kysymyksissä, jotka ovat pohjimmiltaan samat mutta esitetään hieman eri sanoilla: toinen asiakas kysyy "henkilöstöstä kokonaiskausiluvuissa" ja toinen "palkkalistan työntekijöiden määrästä". Kunhan tiedostossa on vain yksi luku — katso myös kuinka monta työntekijää yrityksellä on — järjestelmä täyttää sen luvun molempiin luetteloihin muotoilusta riippumatta. Jos järjestelmä ei tunne kysymystä varmasti, mitään ei täytetä automaattisesti: yritysten johtaja näkee kysymyksen avoimena ja täyttää sen itse. Vastausta ei koskaan ehdoteta ilman, että tiedostossa on sille lähde.

Miksi se toimii näin: yksi tiedosto, useita muotoja

Tämä johtuu ketjutiedoston itsensä rakenteesta: tiedosto sisältää tosiasiat ja asiakirjat, ei tietyn asiakkaan kysymyksen muotoilua. Tietoturvakysmys voi esimerkiksi viitata NIS2-direktiivin 21 artiklan 2 kohdan kymmeneen toimenpiteeseen tai ISO/IEC 27001:n liitteen A hallintotoimenpiteisiin. Molemmat säädökset kuvaavat samanlaisia toimenpiteitä, mutta eri jaottelulla ja terminologialla. Järjestelmä muodostaa linkin kysymyksen muotoilun ja tiedoston perustiedon välille — esimerkiksi onko olemassa suunnitelma liiketoiminnan jatkamiseksi vakavan häiriön sattuessa — ja jättää lähteen muuttumattomaksi riippumatta siitä, mikä portaali kysymyksen esittää. Yritysten johtaja vahvistaa jokaisen vastauksen kyllä tai ei ennen kuin se toimitetaan asiakkaalle.