dvaja zákazníci kladú rovnakú otázku len trochu inak, čo potom systém urobí

Dve formulácie, jedna odpoveď z reťazového spisu

Systém rozpozná otázku na základe jej zmyslu, nie na základe presného textu, a obe formulácie prepája na rovnakú odpoveď v reťazovom spise. Ak klient A pýta "Máte certifikát ISO 27001 na bezpečnosť informácií?" a klient B pýta "Je vaša organizácia certifikovaná podľa prílohy A normy ISO/IEC 27001?", ide pre systém o tú istú základnú otázku: má podnik zavedené a certifikované opatrenia z prílohy A. Obe portály dostanú rovnakú odpoveď z toho istého spisu, len vo formáte, ktorý vyžaduje dotazník daného klienta.

To šetrí najmä pri otázkach, ktoré sú v podstate rovnaké, ale sú položené s trochu inými slovami: jeden klient sa pýta na "počet zamestnancov v FTE", druhý na "počet zamestnancov na výplatnej páske". Pokiaľ spis obsahuje len jeden údaj — viď tiež koľko zamestnancov má podnik — systém tento údaj vyplní v oboch listoch bez ohľadu na formuláciu. Ak systém otázku s istotou nerozpozná, automaticky sa nič nevyplní: podnikateľ dostane otázku bez vyplnenia a vyplní si ju sám. Nikdy sa nepredostrie odpoveď bez toho, aby pre ňu bol zdroj v spise.

Prečo to tak funguje: jeden spis, viaceré formáty

To vyplýva zo samotného nastavenia reťazového spisu: spis obsahuje fakty a politické dokumenty, nie formuláciu konkrétneho klienta. Napríklad otázka o bezpečnosti informácií môže odkazovať na desať opatrení z článku 21 ods. 2 smernice NIS2, alebo na opatrenia v prílohe A normy ISO/IEC 27001. Obe právne úpravy opisujú porovnateľné opatrenia, ale s iným rozdelením a inou terminológiou. Systém vytvorí prepojenie medzi formuláciou otázky a základným faktom v spise — napríklad či existuje plán na pokračovanie v chode podniku v prípade závažnej poruchy — a ponechá zdroj nezmenený bez ohľadu na to, ktorý portál otázku položil. Podnikateľ pred jej podaním klientovi potvrdia každú odpoveď áno alebo nie.