twee klanten stellen dezelfde vraag net iets anders wat doet het systeem dan

Twee formuleringen, één antwoord uit het ketendossier

Het systeem herkent de vraag op betekenis, niet op exacte tekst, en koppelt beide formuleringen aan hetzelfde antwoord in het ketendossier. Vraagt klant A "Beschikt u over een ISO 27001-certificaat voor informatiebeveiliging?" en klant B "Is uw organisatie gecertificeerd volgens Annex A van ISO/IEC 27001?", dan is dat voor het systeem dezelfde onderliggende vraag: heeft de onderneming de beheersmaatregelen uit Annex A geïmplementeerd en laten certificeren. Beide portalen krijgen hetzelfde antwoord uit hetzelfde dossier, alleen in het format dat de vragenlijst van die klant vereist.

Dat scheelt vooral bij vragen die in de kern hetzelfde zijn maar met net andere woorden gesteld worden: de ene klant vraagt naar "medewerkers in FTE", de andere naar "aantal werknemers op de loonlijst". Zolang het dossier maar één cijfer bevat — zie ook hoeveel medewerkers de onderneming telt — vult het systeem dat cijfer in bij beide lijsten, ongeacht de formulering. Herkent het systeem een vraag niet met zekerheid, dan wordt er niets automatisch ingevuld: de ondernemer krijgt de vraag open te zien en vult zelf aan. Er wordt nooit een antwoord voorgesteld zonder dat er een bron in het dossier voor is.

Waarom dat zo werkt: één dossier, meerdere formats

Dit volgt uit de opzet van het ketendossier zelf: het dossier bevat feiten en beleidsstukken, niet de formulering van een specifieke klant. Een vraag over informatiebeveiliging kan bijvoorbeeld verwijzen naar de tien maatregelen van artikel 21 lid 2 van de NIS2-richtlijn, of naar de beheersmaatregelen van Annex A bij ISO/IEC 27001. Beide regelingen beschrijven vergelijkbare maatregelen, maar met een andere indeling en andere terminologie. Het systeem legt de link tussen de vraagformulering en het onderliggende feit in het dossier — bijvoorbeeld of er een plan is om de bedrijfsvoering bij een ernstige verstoring voort te zetten — en laat de bron ongewijzigd, ongeacht welk portaal de vraag stelt. De ondernemer bevestigt per antwoord met ja of nee voordat het bij de klant wordt ingediend.