Stały termin nie istnieje
Nie ma stałego czasu realizacji dla listy pytań dotyczących zrównoważonego rozwoju. Niektórzy przedsiębiorcy wypełnili listę w ciągu jednego popołudnia, inni spędzali nad nią tygodnie. Różnica nie leży w samej liście, ale w tym, co już Pani/Pan ma przygotowane. Jeśli zebrano już żądane dane i dokumenty potwierdzające, wypełnienie to przede wszystkim kopiowanie i sprawdzanie. Jeśli trzeba jeszcze wyjaśnić, który dostawca ma jakie cyfry, lub który pracownik zna odpowiedź na konkretne pytanie, czas realizacji automatycznie się wydłuża.
Pierwsza lista pytań zwykle zajmuje najwięcej czasu. Wtedy trzeba wyjaśnić, co dokładnie się pyta, skąd pochodzą dane oraz kto w Pani/Pana firmie musi coś dostarczyć lub wyrazić zgodę. W przypadku drugiej lub trzeciej listy od tego samego lub innego klienta często rozpoznają Pani/Pan te same pytania i wypełnianie idzie szybciej. To także powód, dla którego wiele firm zauważa, że druga lista pytań w roku zajmuje mniej czasu niż pierwsza, nawet jeśli pytania są sformułowane nieco inaczej.
Co determinuje czas realizacji
Zwykle trzy czynniki odgrywają największą rolę. Po pierwsze liczba pytań i ich głębokość: krótką listę z ogólnymi pytaniami o Pani/Pana firmę wypełni Pani/Pan szybciej niż obszerną listę żądającą cyfr na poszczególne oddziały lub grupy produktów. Po drugie pytanie, czy ma Pani/Pan już dokumenty potwierdzające, takie jak polisa, certyfikat lub przegląd zużycia energii. Jeśli brakuje takiego dokumentu, trzeba go najpierw poprosić u ubezpieczyciela, operatora sieci lub dostawcy, a to zajmuje czas, który Pani/Pan nie kontroluje.
Po trzecie ważną rolę odgrywa uzgadnianie wewnętrzne. W małej firmie decyzję podejmuje często jedna osoba, wtedy listę można wypełnić w ciągu paru godzin. W większej firmie odpowiedź czasami musi najpierw przejść przez kierownika lub inny dział, zanim zostanie przesłana. To samo w sobie nie stanowi problemu, ale wydłuża czas realizacji, zwłaszcza jeśli dana osoba nie jest dostępna tego samego dnia. Kto chce dowiedzieć się więcej o tym, co dokładnie stoi za pytaniami, znajdzie to w bazie wiedzy z wyjaśnieniami dla każdego tematu.
Gdzie praktycznie pojawia się problem
Większość opóźnień nie pojawia się przy samym wypełnianiu, ale przy zbieraniu danych, które nie są od razu pod ręką. Pomyślmy o cyfrach dotyczących zużycia energii w budynku, który Pani/Pan wynajmuje, lub o danych od podwykonawcy, których Pani/Pan potrzebuje, aby odpowiedzieć na pytanie o łańcuchu dostaw. Wygaśnięty dokument potwierdzający także powoduje opóźnienie: najpierw trzeba poprosić nową wersję, zanim będzie można odpowiedzieć na pytanie.
Inną częstą przyczyną jest to, że każdy odbiorca używa własnego portalu i własnego formatu. To samo pytanie na przykład o Pani/Pana emisje CO2 może być sformułowane inaczej u jednego klienta niż u drugiego. To nie oznacza, że odpowiedź będzie inna, ale za każdym razem trzeba ponownie wyjaśnić, czy chodzi o to samo pytanie. Kto wątpi, czy pytanie zostało już wcześniej zaaadresowane, może to szybko sprawdzić za pomocą kilku pytań i wskazania, gdzie Pani/Pan się znajduje szybko się zapytać.
Co Pani/Pan może zrobić, aby zaoszczędzić czas
Największa oszczędność czasu tkwi w porządkowaniu własnego dossier niezależnie od tego, która lista pytań wpłynie. Gdy tylko Pani/Pan wie, które dokumenty są często żądane i kiedy wygasają, można je odnowić na czas zamiast czekać, aż klient o nie poprosi. Pomocne jest również wyznaczenie w Pani/Pana firmie jednego stałego punktu kontaktowego do tych list pytań, aby za każdym razem nie trzeba było na nowo ustalać, kto zna odpowiedź.
Supplia.eu został zbudowany, aby skrócić tę powtarzalność. System rozpoznaje pytania na przesłanej liście i uzupełnia je z jednego repozytorium łańcucha dostaw; potwierdzasz każdą odpowiedź odpowiedzią tak lub nie i samodzielnie przesyłasz listę do portalu swojego klienta. Nie czytamy listy i nigdy nie logujemy się do portalu strony trzeciej; wypełnianie i przesyłanie pozostaje w Twoich rękach. Więcej na temat tego, jak te informacje powstają, przeczytasz na strona o tym, jak informacje są budowane.
Podsumowując
Czas potrzebny na wypełnienie kwestionariusza dotyczącego zrównoważonego rozwoju zależy przede wszystkim od tego, ile informacji już udokumentowaliście i ile jeszcze trzeba pozyskać lub uzgodnić. Pierwsza lista zazwyczaj wymaga najwięcej czasu; następnie proces zwykle przebiega szybciej, pod warunkiem że wasz dossier pozostaje aktualny. Jeśli macie wątpliwości dotyczące konkretnego pytania lub terminu, krótką odpowiedź znajdziecie w Często zadawanych pytań.
Czy chciałbyś zobaczyć, ile dokumentów z twojego własnego pliku jest już w porządku i gdzie możesz zaoszczędzić czas na następnej liście pytań? Zrób bezpłatny szybki przegląd lub przeglądaj tematy w bazie wiedzy, aby zobaczyć, dokładnie o co Cię proszą.