Stanovenej lehoty neexistuje
Neexistuje stanovenej lehoty na vypĺňanie zoznamu otázok o udržateľnosti. Niektorí podnikatelia majú zoznam vypĺňaný do poludnia, iní s ním pracujú niekoľko týždňov. Rozdiel nie je v samotnom zozname, ale v tom, čo máte už pripravené. Ak ste už zhromaždili požadované údaje a doklady, vypĺňanie je v podstate kopírovanie a kontrola. Ak ešte musíte zistiť, ktorý dodávateľ má ktoré číslo, alebo ktorý zamestnanec pozná odpoveď na konkrétnu otázku, doba realizácie samozrejme vzrastie.
Prvýkrát, keď dostanete taký zoznam, zvyčajne to stojí najviac času. Musíte potom zistiť, čo sa presne požaduje, odkiaľ údaje pochádzajú a kto v rámci vášho podniku musí niečo dodať alebo schváliť. Pri druhom alebo treťom zozname od toho istého alebo iného zákazníka často spoznáte rovnaké otázky a vypĺňanie ide rýchlejšie. To je tiež dôvod, prečo veľa podnikov zistí, že druhý zoznam otázok v roku trvá menej času ako prvý, aj keď sú otázky formulované trochu inak.
Čo určuje dobu spracovania
Zvyčajne hrajú úlohu tri faktory. Po prvé počet otázok a ich hĺbka: krátky zoznam s všeobecnými otázkami o vašom podniku vypĺňate rýchlejšie ako rozsiahly zoznam, ktorý požaduje čísla na jednotlivé pobočky alebo na skupiny výrobkov. Po druhé otázka, či ste už zhromaždili podkladové doklady, ako je poistka, certifikát alebo prehľad spotreby energie. Ak chýba taký doklad, musíte ho najskôr požiadať od poistovne, operátora siete alebo dodávateľa, a to stojí čas, ktorý nemáte pod kontrolou.
Po tretie zohráva úlohu interná diskusia. V malom podniku rozhoduje často jedna osoba a potom je zoznam hotový do pár hodín. V väčšom podniku musí odpoveď niekedy prejsť cez vedúceho alebo iné oddelenie, kým sa podá. To nie je samo osebe problém, ale predlžuje to dobu realizácie, zvlášť ak daná osoba nie je dostupná ten istý deň. Kto chce vedieť viac o tom, čo sa presne skrýva za otázkami, nájde to v vedomostnej základni s vysvetlením pre každú tému.
Kde sa to v praxi stanú problémom
Väčšina zpozdenia nenastáva pri samotnom vypĺňaní, ale pri zberaní údajov, ktoré nemáte bezprostredne po ruke. Pomyslite na čísla o spotrebe energie v budove, ktorú si prenajímate, alebo na údaje podľa podnikateľa, ktoré potrebujete, aby ste odpovedali na otázku o reťazci. Aj expirovaný doklad spôsobuje zpoždenie: najskôr musíte požiadať o novú verziu, kým budete môcť odpovedať na otázku.
Ďalšou častou príčinou je, že každý zákazník používa vlastný portál a vlastný formát. Rovnaká otázka o napríklad vašich emisiách CO2 môže byť u jedného zákazníka formulovaná inak ako u druhého. To neznamená, že odpoveď je iná, ale musíte zakaždým znovu zisťovať, či ide o rovnakú otázku. Kto si nie je istý, či sa otázka už niekedy zodpovedala, môže to s pár otázkami a náznakmi, kde stojíte rýchlo overiť.
Čo môžete sami urobiť, aby ste ušetrili čas
Najväčšia úspora času je v tom, aby ste mali svoj spis v poriadku, bez ohľadu na to, aký zoznam otázok príde. Hneď ako viete, ktoré doklady sa často požadujú a kedy exspirujú, môžete ich obnoviť včas namiesto toho, aby ste čakali, kým o ne zákazník požiada. Pomáha tiež, ak má váš podnik jeden stály kontakt na tieto zoznamy otázok, aby sa zakaždým nemuselo nanovo zisťovať, kto odpoveď pozná.
Supplia.eu bola vybudovaná na skrátenie tejto opakovania. Systém rozpozná otázky v nahranom zozname a doplní ich z jedného reťazového súboru; vy potvrdíte každú odpoveď áno alebo nie a zoznam sám odošlete na portál svojho klienta. Nečítame zoznam a nikdy sa neprihlasujeme na portál tretej strany; vyplnenie a odoslanie ostáva vo vašich rukách. Viac o tom, ako sa tieto informácie vytvárajú, si prečítajte na stránke o tom, ako sú informácie zostavené.
Stručne povedané
Čas, ktorý si vyžaduje zoznam otázok o udržateľnosti, závisí predovšetkým od toho, koľko ste už zdokumentovali a koľko ešte treba vyhľadať alebo zosúladiť. Prvý zoznam zvyčajne trvá najdlhšie; potom sa proces zvyčajne urýchli, pokiaľ zostane váš súbor aktuálny. Ak si nie ste istí konkrétnou otázkou alebo pojmom, nájdete krátku odpoveď v Často kladené otázky.
Chcete vidieť, koľko z vášho vlastného súboru je už v poriadku a kde môžete ušetriť čas pri ďalšom zozname otázok? Urobte bezplatnú rýchlu kontrolu alebo si prehliadnite témy v knižnici vedomostí, aby ste videli, čo sa presne od vás požaduje.