Det finns ingen bestämd tidsfrist
Det finns ingen bestämd genomlöpningstid för en hållbarhetsenkät. Vissa företagare har fyllt i en lista på en eftermiddag, andra arbetar med den i veckor. Skillnaden ligger inte i listan själv, utan i vad du redan har klart. Har du redan samlat de begärda uppgifterna och bevishandlingarna, är ifyllningen främst kopiering och kontroll. Måste du först ta reda på vilken leverantör som har vilket tal, eller vilken medarbetare som vet svaret på en specifik fråga, ökar genomlöpningstiden naturligt.
Första gången du får en sådan lista tar det vanligtvis mest tid. Du måste då ta reda på exakt vad som efterfrågas, var uppgifterna kommer ifrån och vem inom ditt företag som måste leverera något eller godkänna. Vid en andra eller tredje lista, från samma eller en annan kund, känner du ofta igen samma frågor och ifyllningen går snabbare. Det är också anledningen till att många företag märker att den andra enkäten under året tar mindre tid än den första, även om frågorna är formulerade något annorlunda.
Vad som bestämmer genomlöpningstiden
Tre faktorer spelar vanligtvis den största rollen. För det första antalet frågor och deras djup: en kort lista med allmänna frågor om ditt företag fyller du i snabbare än en omfattande lista som frågar efter siffror per filial eller per produktgrupp. För det andra frågan om du redan har de underliggande bevishandlingarna, såsom en försäkring, ett certifikat eller en översikt över din energiförbrukning. Saknas en sådan handling måste du först begära den från en försäkringsgivare, nätägare eller leverantör, och det tar tid som du inte själv kontrollerar.
För det tredje spelar intern samordning en roll. I ett litet företag beslutar ofta en person, och då är en lista klar på ett par timmar. I ett större företag måste ett svar ibland först gå igenom en chef eller en annan avdelning innan det skickas in. Det är i sig inget problem, men det förlänger genomlöpningstiden, särskilt om den personen inte är tillgänglig samma dag. Den som vill veta mer om vad som exakt ligger bakom frågorna hittar det i kunskapsbanken med förklaringar per ämne.
Där det i praktiken går snett
Det mesta av förseningen uppstår inte vid själva ifyllningen, utan när man samlar in uppgifter som inte är direkt tillgängliga. Tänk på siffror om energiförbrukning från en fastighet som du hyr, eller uppgifter från en underleverantör som du behöver för att svara på en fråga om kedjan. En utgången bevishandling orsakar också försening: du måste då först begära en ny version innan du kan svara på frågan.
En annan vanlig orsak är att varje köpare använder sin egen portal och sitt eget format. Samma fråga om till exempel din CO2-utsläpp kan vara formulerad annorlunda hos den ena kunden än hos den andra. Det betyder inte att svaret är annorlunda, men du måste varje gång ta reda på om det handlar om samma fråga. Den som är osäker på om en fråga redan har besvarats kan snabbt kontrollera det med ett par frågor och en indikation på var du står snabb förfrågan.
Vad du själv kan göra för att spara tid
Den största tidsvinsten ligger i att hålla ordning på ditt eget dossier, oavsett vilken enkät som kommer in. Så snart du vet vilka handlingar som ofta efterfrågas och när de löper ut, kan du förnya dem i tid istället för bara när en kund frågar. Det hjälper också att ha en fast kontaktperson inom ditt företag för dessa enkäter, så att man inte varje gång måste ta reda på vem som vet svaret.
Supplia.eu är utformat för att förkorta denna upprepning. Systemet känner igen frågorna i en uppladdad lista och fyller dem in från en enda kedjefil; du bekräftar varje svar med ja eller nej och lämnar in listan själv till din klients portal. Vi läser inte listan och loggar aldrig in på en tredje parts portal; ifyllningen och inlämningen förblir din ansvar. Läs mer om hur denna information skapas på sidan om hur informationen byggs upp.
Kort sagt
Tiden som en hållbarhetsenkät tar beror främst på hur mycket du redan har dokumenterat och hur mycket som fortfarande måste sökas upp eller samordnas. En första lista tar vanligtvis mest tid; efter det blir processen vanligtvis snabbare, förutsatt att din fil förblir aktuell. Om du är osäker på en specifik fråga eller term hittar du ett kort svar i vanliga frågor.
Vill du se hur mycket av din egen fil som redan är i ordning och var du kan spara tid med nästa enkät? Gör den kostnadsfria snabbscanningen eller bläddra genom ämnena i kunskapsbanken för att se vad som exakt efterfrågas från dig.