Czy mogę samodzielnie sporządzić raport o zrównoważonym rozwoju VSME?
Tak, standard VSME został zaprojektowany tak, aby mniejsze i średnie przedsiębiorstwa mogły samodzielnie przygotować raport, bez udziału biegłego rewidenta lub wcześniejszej kontroli zewnętrznej. VSME to skrót od Voluntary Sustainability Reporting Standard for non-listed SMEs: dobrowolny, uproszczony format, za pomocą którego przedsiębiorstwo przedstawia dane dotyczące zrównoważonego rozwoju w ustalony sposób, zwykle dlatego, że wymaga tego większy klient lub bank.
To, czy samodzielne przygotowanie jest również praktycznie możliwe, zależy od tego, co już pan/pani dokumentuje. Jeśli dysponuje pan/pani rachunkami za energię, danymi dotyczącymi pracowników i kilkoma podstawowymi dokumentami polityki, pierwszą wersję można przygotować w ciągu pół do całego dnia pracy. Jeśli dopiero musi pan/pani opracować zakres 1, 2 i 3, a dane pochodzą z wielu systemów, zajmie to więcej czasu i będzie większe ryzyko błędów.
Co dokładnie wymaga standard VSME
Standard ma strukturę modułową: moduł podstawowy z kluczowymi danymi i moduły opcjonalne dla tych, którzy muszą lub chcą ujawnić więcej. Moduł podstawowy pyta między innymi o zużycie energii, emisje gazów cieplarnianych, strukturę zatrudnienia i opis polityki dotyczącej zrównoważonego rozwoju. Zakresy 1 i 2 zwykle muszą być wypełnione; zakres 3, emisje u dostawców i klientów, nie jest obowiązkowy w module podstawowym, ale coraz częściej jest wymagany przez odbiorców. Dokładne wyjaśnienie tego rozróżnienia można znaleźć w bazie wiedzy.
Ważne jest to, że VSME nie generuje znaku certyfikacyjnego i nie wymaga zewnętrznej akceptacji. Pan/pani wypełnia dane, wspiera je danymi, które już ma, i przekazuje dokument do osoby, która o niego poprosiła. Nie ma instytucji, która by zatwierdziła ten raport.
Co pan/pani musi zebrać samodzielnie
Większość czasu poświęca się nie na wypełnianie formularza, ale na zbieranie podstawowych danych: rachunkami za energię, przeglądem floty samochodów, liczbą pracowników z księgi wynagrodzeń i ewentualnie istniejącymi dokumentami polityki dotyczącej zrównoważonego rozwoju lub warunków pracy. Osoby robiące to po raz pierwszy często zauważają, że dane istnieją, ale nie są zebrane w jednym miejscu.
Drugą wąską gardłę jest interpretacja: która emisja należy do zakresu 1, a która do zakresu 2, i czy dzierżawiony samochód służbowy się liczy? Standard zawiera wytyczne, ale zastosowanie ich do własnej sytuacji czasami wymaga wyjaśnień. Dla najczęściej zadawanych pytań na ten temat dostępny jest osobny przegląd odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące raportowania zrównoważonego rozwoju.
Kiedy samodzielne przygotowanie staje się trudniejsze
W przypadku jednej lokalizacji, przejrzystej floty samochodów i jednego typu produktu samodzielne przygotowanie jest zwykle łatwe do opanowania. Staje się bardziej złożone w przypadku wielu lokalizacji, międzynarodowego łańcucha dostaw lub gdy różni klienci przesyłają każdy nieco inny format. Wtedy wiele czasu zajmuje wielokrotne wypełnianie w dużej mierze tych samych danych w innym układzie.
Osoby, które po raz pierwszy mają do czynienia z zakresem 3, również zauważają, że wymaga to więcej niż wpisania liczby: potrzebna jest wiedza na temat łańcucha dostaw, a tej wiedzy w pierwszym raporcie często jeszcze nie ma. W takich przypadkach warto może skonsultować się z doradcą, który zna standard, lub znaleźć ustrukturyzowany sposób na jednokrotne zarejestrowanie podstawowych danych, a następnie ich ponowne wykorzystanie.
Samodzielne czy outsourcing: rozważania
W praktyce wybór sprowadza się do dwóch pytań: jak często pan/pani otrzymuje tego typu listy i jak dobrze są już zorganizowane pani/pana dane bazowe. Jeśli otrzymuje pan/pani raz w roku takie zapytanie i dane są przejrzyste, samodzielne przygotowanie jest zwykle do zaakceptowania. Jeśli otrzymuje pan/pani dziesiątki podobnych list do wypełnienia rocznie od różnych klientów, warto jednorazowo zarejestrować odpowiedzi zamiast ciągle ich szukać.
Supplia.eu został zbudowany dla tej drugiej sytuacji: system rozpoznaje pytania z przesłanej listy i wypełnia je z jednego pliku łańcucha odpowiedziami, które wcześniej już zarejestrował, a następnie sam je potwierdza i przesyła do swojego klienta. Nic nie jest oceniane ani zatwierdzane w Pana imieniu; wybory merytoryczne i ostateczne przesłanie pozostają w Pana gestii. Jak dokładnie przebiega ten proces, wyjaśniono na stronie dotyczącej metodyki jak system kompiluje Pana odpowiedzi.
Kto chce wiedzieć, czy jest to istotne dla własnej sytuacji, może to sprawdzić bez zobowiązania. Bezpłatne sprawdzenie rozpoznania daje na kilka pytań pierwszą wskazówkę, które listy kontrolne prawdopodobnie mają zastosowanie do Pana firmy na kilka pytań zobaczyć, które listy mają dla Pana zastosowanie, a baza wiedzy zawiera wyjaśnienia dla każdego tematu, od podziału zakresu do dokumentów potwierdzających bazie wiedzy z wyjaśnieniami dla każdego tematu.
W przypadku własnej, konkretnej sytuacji obowiązuje zasada, że oficjalny tekst normy i, w razie potrzeby, doradca lub właściwy organ mają ostatnie słowo. Artykuł ten opisuje normę w ujęciu ogólnym i nie stanowi jej zastąpienia.