Έχουμε ήδη υποβάλει αλλά η απάντηση έχει μεταβληθεί εν τω μεταξύ, τι γίνεται τώρα

Η υποβληθείσα απάντηση παραμένει, μόνο η πηγή στο δοσιέ αλλάζει

Μια απάντηση που έχει ήδη περιέλθει στον πελάτη, δεν αλλάζει αυτόματα. Το πυλών του πελάτη έχει λάβει την έκδοση που ισχύε κατά την στιγμή της υποβολής. Αυτό που τώρα ενημερώνεις στο δοσιέ της αλυσίδας — για παράδειγμα, ένας νέος αριθμός υπαλλήλων μετά από μια συγχώνευση, ή ένα πιστοποιητικό ISO που έληξε πρόσφατα — έχει επίδραση μόνο σε μελλοντικές λίστες, όχι στη λίστα που έχει ήδη υποβληθεί και επιβεβαιωθεί.

Το ερώτημα αν αυτό αποτελεί πρόβλημα, εξαρτάται από το τι άλλαξε και από το πώς ο πελάτης αντιμετωπίζει τις αλλαγές. Σε πραγματικά βασικά δεδομένα που επαναλαμβάνονται συχνά, όπως τον αριθμό των υπαλλήλων ή τις χώρες όπου η επιχείρηση έχει εγκαταστάσεις, ορισμένοι πελάτες ζητούν μια διόρθωση μόλις κάτι αποκλίνει ουσιαστικά από αυτό που καθορίστηκε. Σε ένα πιστοποιητικό που έληξε ή ανανεώθηκε πρόσφατα, όπως ISO 9001, αυτό είναι πιο ευαίσθητο: η ημερομηνία λήξης ήταν πιθανώς ακόμη έγκυρη κατά την στιγμή της υποβολής και θα ελεγχθεί ξανά μόνο στον επόμενο κύκλο. Πρόκειται για συμφωνία μεταξύ του επιχειρηματία και του πελάτη του, όχι κάτι που το σύστημα ρυθμίζει για σένα.

Καμία πηγή που να προσαρμόζει τη δεδομένη απάντηση με ανάδρομη ισχύ

Δεν υπάρχει νομικός ή τεχνικός κανόνας που να διορθώνει αυτόματα μια απάντηση που έχει ήδη υποβληθεί. Ο Νόμος περί Εμπορικού Μητρώου 2007 όντως υποχρεώνει στη διατήρηση της ενημερότητας των βασικών δεδομένων στο ίδιο το εμπορικό μητρώο, αλλά αυτό είναι ένα διαφορετικό μητρώο από το πυλών ενός μεμονωμένου πελάτη — μια αλλαγή εκεί δεν έχει αυτόματα επίδραση σε μια λίστα ερωτήσεων που έχει ήδη απαντηθεί. Το ίδιο ισχύει και για τα εθελοντικά πλαίσια αναφοράς όπως το EFRAG VSME Standard: περιγράφει τι πρέπει να περιέχει μια απάντηση κατά την στιγμή της αναφοράς, όχι τι πρέπει να συμβεί εάν η κατάσταση αλλάξει впоследствии. Όποιος θέλει να γνωρίζει αν μια διόρθωση είναι απαραίτητη ή δυνατή μετά το γεγονός, δεν θα βρει την απάντηση σε έναν κανόνα, αλλά στις δικές του συμφωνίες με αυτόν τον πελάτη ή στους όρους του πυλών στο οποίο υποβλήθηκε.