hoe beschrijf ik de groepsstructuur voor de bank

Groepsstructuur: moeder, dochters en zeggenschap in kaart

Bij deze vraag wil de bank weten hoe de onderneming juridisch in elkaar zit: is er een moedermaatschappij, zijn er dochterondernemingen, en wie heeft waar zeggenschap. Dat is iets anders dan de statutaire naam van de onderneming of het registratienummer — die vragen gaan over de entiteit zelf, dit gaat over de entiteiten daaromheen. De bank vraagt dit meestal in het kader van klantonderzoek: ze moet weten wie de uiteindelijke belanghebbende is (de UBO) en of er verwevenheid is met andere partijen die relevant is voor risico-inschatting.

Het bewijsstuk dat hier meestal bij past, is een uittreksel uit het Handelsregister waarop de aandeelhoudersstructuur of de groepsrelatie zichtbaar is, eventueel aangevuld met een organogram. Heeft de onderneming geen groepsstructuur — is het een zelfstandige eenheid zonder moeder of dochters — dan is dat zelf ook een geldig antwoord: "niet van toepassing" is geen omzeiling, mits het klopt. Twijfel bestaat vooral bij tussenholdings of bij een structuur die net is gewijzigd; in dat geval is het uittreksel van het Handelsregister de bron die telt, niet een interne notitie die nog niet is bijgewerkt.

Waar dit uit het Handelsregister volgt

De Handelsregisterwet 2007 bepaalt welke gegevens van een onderneming zijn vastgelegd, waaronder de vestiging van de onderneming en de relaties binnen een groep zoals moeder- en dochtermaatschappijen. Dat maakt het Handelsregister de aangewezen bron voor deze vraag: het is een openbaar register, dus de bank kan het antwoord ook zelf verifiëren. Dat is meteen de reden waarom een afwijkend of verouderd intern document hier weinig waarde heeft — bij twijfel geldt wat in het register staat op het moment van indienen.