como descrevo a estrutura do grupo para o banco

Estrutura de grupo: controladora, filiais e poder de decisão mapeados

Nesta pergunta, o banco quer saber como a empresa está estruturada juridicamente: há uma controladora, existem filiais e quem tem poder de decisão onde. Isso é diferente de a denominação social da empresa ou o número de registo — essas perguntas referem-se à entidade em si, isso refere-se às entidades à sua volta. O banco geralmente faz essa pergunta no contexto da devida diligência do cliente: precisa saber quem é o beneficiário final (o UBO) e se há relacionamento com outras partes que seja relevante para a avaliação de riscos.

O documento que geralmente acompanha isso é um extrato do Registro Comercial mostrando a estrutura acionária ou a relação de grupo, possivelmente complementado por um organograma. Se a empresa não tem estrutura de grupo — se é uma unidade independente sem controladora ou filiais — então isso em si é uma resposta válida: "não aplicável" não é uma evasão, desde que seja correto. A dúvida existe principalmente no caso de holdings intermediárias ou de uma estrutura que foi recentemente modificada; nesse caso, o extrato do Registro Comercial é a fonte que prevalece, não uma anotação interna que ainda não foi atualizada.

Conforme consta do Registro Comercial

A Lei de Registro Comercial de 2007 determina quais dados de uma empresa estão registrados, incluindo o estabelecimento da empresa e as relações dentro de um grupo, como controladora e filiais. Isso torna o Registro Comercial a fonte indicada para essa pergunta: é um registro público, portanto o banco também pode verificar a resposta em si. Essa é precisamente a razão pela qual um documento interno divergente ou desatualizado tem pouco valor aqui — em caso de dúvida, prevalece o que está registrado no momento da apresentação.