jaký formát souboru musí mít můj dotazník, abych jej mohl nahrát

Formát souboru obvykle není úzkým místem

Většina dotazníků přichází jako Excel (.xlsx), Word (.docx) nebo PDF a systém rozpozná všechny tyto tři formáty bez dalšího zpracování. Také export z portálu, jako je EcoVadis, Avetta nebo proprietární nástroj na dotazníky od banky, se obvykle dodává jako PDF nebo Excel a v systému se čte stejně. U naskenovaného PDF — tedy fotografie papírového dotazníku místo digitálního dokumentu — trvá rozpoznání otázek trochu déle, ale ve většině případů to funguje.

Důležité je však struktury samotných otázek, nikoli formát souboru. Dotazník s volenými otevřenými otázkami o například počet zaměstnanců nebo zeměmi, kde má podnik pobočky systém obvykle rozpozná dobře. Matice se sloučenými buňkami nebo dotazník složený z rozbalovacích nabídek v proprietárním formátu portálu někdy vyžaduje následující kontrolu: odpověď je správně v dossier, ale musíte zkontrolovat, zda se dostane na správné místo v nahraném souboru.

Co se liší podle formátu při čtení

U Excelu a Wordu systém používá textovou strukturu dokumentu — nadpisy, buňky, číslování — k rozpoznání otázky a pole odpovědi. U PDF to závisí na tom, zda jde o textový PDF (s prohledávatelným textem) nebo naskenovaný dokument (pouze obrázek): v prvním případě je rozpoznání stejně spolehlivé jako u Wordu, v druhém případě se text nejprve převede pomocí rozpoznávání obrazu a dodatková kontrola je vhodná, zejména u čísel, jako je roční obrat nebo registrační číslo. Toto není právní požadavek nebo norma — neexistuje žádný předpis, který by zákazník nebo regulátor stanovil pro formát souboru dotazníku — je to čistě charakteristika toho, jak samotná platforma čte dokumenty.