quale formato di file deve avere la mia lista per caricarla

Il formato del file di solito non è il collo di bottiglia

La maggior parte dei questionari arriva in Excel (.xlsx), Word (.docx) o PDF, e il sistema riconosce tutti e tre questi formati senza ulteriori elaborazioni. Anche un'esportazione da un portale come EcoVadis, Avetta o uno strumento di questionario proprietario di una banca di solito viene fornita in formato PDF o Excel, e viene letta allo stesso modo. Con un PDF scansionato — cioè una foto di un elenco cartaceo invece di un documento digitale — il riconoscimento delle domande richiede un po' più di tempo, ma nella maggior parte dei casi funziona comunque.

Quello che conta veramente è la struttura delle domande stesse, non il formato del file. Un elenco con domande aperte sciolte su, ad esempio, il numero di dipendenti o i paesi in cui l'impresa ha sedi il sistema di solito lo riconosce bene. Una matrice con celle unite, o un questionario strutturato con menu a discesa in un layout proprietario del portale, a volte richiede un controllo successivo: in quel caso la risposta è corretta nel fascicolo, ma devi verificare che si trovi nella posizione giusta nel file caricato.

Cosa varia per formato durante la lettura

Con Excel e Word il sistema utilizza la struttura testuale del documento stesso — intestazioni, celle, numerazione — per riconoscere la domanda e il campo di risposta. Con PDF dipende dal fatto che sia un PDF di testo (con testo ricercabile) o un documento scansionato (solo un'immagine): nel primo caso il riconoscimento è altrettanto affidabile come in Word, nel secondo caso il testo viene prima convertito con riconoscimento ottico e un controllo aggiuntivo è opportuno, soprattutto con cifre come il fatturato annuale o un numero di registrazione. Questo non è un requisito legale o una norma — non esiste alcuna disposizione che un cliente o un'autorità di vigilanza pone al formato di file di un questionario — è puramente una caratteristica di come la piattaforma stessa legge i documenti.