kakšna mora biti oblika datoteke mojega vprašalnika, da ga naložim

Oblika datoteke običajno ni ozko mesto

Večina vprašalnikov pride kot Excel (.xlsx), Word (.docx) ali PDF, in sistem samodejno prepozna vsa tri ta formata brez dodatne obdelave. Tudi izvoz iz portala, kot sta EcoVadis ali Avetta, ali lastno orodje za vprašalnike banke, je praviloma dostavljen kot PDF ali Excel, in se na enak način prebere. Pri skenirani PDF-datoteki — torej fotografiji papirnega vprašalnika namesto digitalnega dokumenta — prepoznavanje vprašanj traja nekoliko dlje, a v večini primerov deluje tudi.

Pomembna je zgradba samih vprašanj, ne oblika datoteke. Seznam z odprtimi vprašanji o npr. število zaposlenih ali državami, v katerih ima podjetje prostore ga sistem običajno dobro prepozna. Matrika z združenimi celicami ali vprašalnik, ki je zgrajen iz spustnih menijev v lastni obliki portala, včasih zahteva naknadno preverjanje: takrat je odgovor v dossieju primeren, vendar moraš preveriti, ali je prišel na pravo mesto v naloženi datoteki.

Kaj se razlikuje glede na obliko datoteke pri branju

Pri Excelu in Wordu sistem uporabi tekstovno strukturo samega dokumenta — naslove, celice, oštevilčenje — za prepoznavanje vprašanja in polja za odgovor. Pri PDF-u je to odvisno od tega, ali je tekstovni PDF (z iskalno besedilo) ali skenirani dokument (samo slika): v prvem primeru je prepoznavanje enako zanesljivo kot pri Wordu, v drugem primeru se besedilo najprej pretvori z optičnim prepoznavanjem znakov in je dodatna preverka priporočljiva, zlasti pri številkah, kot sta letni prihodek ali registrska številka. To ni pravni zahtevek ali norma — ni predpisa, ki ga postavlja odjemalec ali nadzorni organ glede oblike datoteke vprašalnika — gre čisto za značilnost, kako platforma sama prebira dokumente.