hvilket filformat skal mit spørgeskema have for at kunne uploades

Filformat er normalt ikke det begrænsende led

De fleste spørgeskemaer modtages som Excel (.xlsx), Word (.docx) eller PDF, og systemet genkender alle tre uden ekstra behandling. Også en eksport fra et portal som EcoVadis, Avetta eller et bankens eget spørgeskema-værktøj leveres normalt som PDF eller Excel, og det læses på samme måde. Ved en scannet PDF — altså et foto af en papirlist i stedet for et digitalt dokument — tager genkendelsen af spørgsmålene lidt længere tid, men det virker i de fleste tilfælde også.

Det vigtige er derimod strukturen på selve spørgsmålene, ikke filformatets format. Et skema med løse åbne spørgsmål om for eksempel antallet af medarbeidere eller de lande, hvor virksomheden har etablissementer genkender systemet normalt godt. En matrix med sammenslåede celler, eller et spørgeskema der er bygget op af dropdown-menuer i en portals eget layout, kræver nogle gange en efterfølgende kontrol: så står svaret korrekt i dossieret, men du skal kontrollere, om det havner det rigtige sted i den uploadede fil.

Hvad der varierer pr. format ved aflæsningen

Ved Excel og Word bruger systemet dokumentets tekststruktur selv — overskrifter, celler, nummerering — til at genkende spørgsmål og svarvelt. Ved PDF afhænger det af, om det er en tekst-PDF (med søgbar tekst) eller et scannet dokument (kun et billede): i første tilfælde er genkendelsen lige så pålidelig som ved Word, i andet tilfælde konverteres tekst først via billedgenkendelse og er en ekstra kontrol på sin plads, især ved tal som årlig omsætning eller et registreringsnummer. Dette er ikke et lovkrav eller norm — der er intet forskrift som en kunde eller tilsynsmyndighed stiller til spørgeskemaets filformat — det er rent et træk ved, hvordan platformens selv læser dokumenter.