Welches Dateiformat muss meine Frageliste haben, um hochgeladen zu werden?

Das Dateiformat ist meist nicht der Engpass

Die meisten Fragebögen werden als Excel (.xlsx), Word (.docx) oder PDF bereitgestellt, und das System erkennt alle drei Formate ohne zusätzliche Bearbeitung. Auch ein Export aus einem Portal wie EcoVadis, Avetta oder einem bankinternen Fragebogen-Tool wird in der Regel als PDF oder Excel bereitgestellt, und das wird genauso eingelesen. Bei einer eingescannten PDF – also einem Foto eines Papierfragebogens anstelle eines digitalen Dokuments – dauert die Erkennung der Fragen etwas länger, funktioniert aber in den meisten Fällen auch.

Das Entscheidende ist jedoch die Struktur der Fragen selbst, nicht das Format der Datei. Eine Liste mit einzelnen offenen Fragen beispielsweise die Anzahl der Mitarbeiter oder den Ländern, in denen das Unternehmen Niederlassungen hat erkennt das System in der Regel gut. Eine Matrix mit zusammengefassten Zellen oder ein Fragebogen, der aus Dropdown-Menüs in einem portalspezifischen Format besteht, erfordert manchmal eine nachträgliche Kontrolle: das Antwortwort steht dann zwar korrekt in der Akte, aber Sie müssen überprüfen, ob es an der richtigen Stelle in der hochgeladenen Datei landet.

Was bei den einzelnen Formaten beim Auslesen unterschiedlich ist

Bei Excel und Word nutzt das System die Textstruktur des Dokuments selbst – Überschriften, Zellen, Nummerierung – um Frage und Antwortveld zu erkennen. Bei PDF hängt das davon ab, ob es eine Text-PDF ist (mit durchsuchbarem Text) oder ein gescanntes Dokument (nur ein Bild): im ersten Fall ist die Erkennung genauso zuverlässig wie bei Word, im zweiten Fall wird Text erst durch Bilderkennung umgewandelt und eine zusätzliche Kontrolle ist ratsam, besonders bei Zahlen wie der Jahresumsatz oder einer Registrierungsnummer. Dies ist keine gesetzliche Anforderung oder Norm – es gibt keine Vorschrift, die ein Kunde oder eine Aufsichtsbehörde an das Dateiformat eines Fragebogens stellt – es ist lediglich ein Merkmal davon, wie die Plattform selbst Dokumente einliest.