¿qué formato de archivo debe tener mi cuestionario para subirlo?

El formato de archivo generalmente no es el cuello de botella

La mayoría de los cuestionarios llegan en Excel (.xlsx), Word (.docx) o PDF, y el sistema reconoce estos tres formatos sin necesidad de procesamiento adicional. También una exportación de un portal como EcoVadis, Avetta o una herramienta de cuestionario propia de un banco generalmente se entrega como PDF o Excel, y se lee de la misma manera. En el caso de un PDF escaneado — es decir, una foto de una lista en papel en lugar de un documento digital — el reconocimiento de las preguntas tarda un poco más, pero en la mayoría de los casos también funciona.

El factor decisivo es la estructura de las preguntas en sí, no el formato del archivo. Una lista con preguntas abiertas sueltas sobre, por ejemplo el número de empleados o los países donde la empresa tiene sucursales el sistema generalmente reconoce bien. Una matriz con celdas combinadas, o un cuestionario construido a partir de menús desplegables en un formato propio del portal, a veces requiere una verificación posterior: entonces la respuesta está bien en el expediente, pero debe comprobar si se encuentra en el lugar correcto en el archivo cargado.

Lo que varía por formato al leer

En Excel y Word, el sistema utiliza la estructura de texto del documento en sí — encabezados, celdas, numeración — para reconocer la pregunta y el campo de respuesta. En PDF depende de si es un PDF de texto (con texto buscable) o un documento escaneado (solo una imagen): en el primer caso el reconocimiento es tan fiable como en Word, en el segundo caso el texto se convierte primero mediante reconocimiento óptico de caracteres y es recomendable una verificación adicional, especialmente con números como la facturación anual o un número de registro. Esto no es un requisito legal ni una norma — no hay ninguna prescripción que un cliente o autoridad de supervisión establezca sobre el formato de archivo de un cuestionario — es puramente una característica de cómo la plataforma en sí lee documentos.