jaki format pliku musi mieć moja lista pytań, aby ją przesłać

Format pliku zwykle nie jest wąskim gardłem

Większość formularzy dociera w postaci plików Excel (.xlsx), Word (.docx) lub PDF, a system rozpoznaje wszystkie trzy formaty bez dodatkowego przetwarzania. Eksport z portalu takiego jak EcoVadis, Avetta lub narzędzie do tworzenia formularzy banku jest zwykle dostarczany w postaci PDF lub Excel, które system odczytuje w taki sam sposób. W przypadku zeskanowanego pliku PDF — czyli zdjęcia papieru zamiast dokumentu cyfrowego — rozpoznawanie pytań trwa nieco dłużej, ale w większości przypadków działa.

To, na czym rzeczywiście się liczy, to struktura samych pytań, a nie format pliku. Listę zawierającą otwarte pytania na przykład liczbę pracowników lub krajami, w których przedsiębiorstwo ma oddziały system zwykle rozpoznaje dobrze. Macierz ze scalonym komórkami lub formularz zbudowany z menu rozwijanych w niestandardowym formacie portalu czasami wymaga sprawdzenia: odpowiedź trafia prawidłowo do dossier, ale musisz sprawdzić, czy pojawi się we właściwym miejscu w przesłanym pliku.

Co różni się w poszczególnych formatach podczas odczytywania

W przypadku Excel i Word system wykorzystuje strukturę tekstową samego dokumentu — nagłówki, komórki, numerację — aby rozpoznać pytanie i pole odpowiedzi. W PDF zależy to od tego, czy jest to plik PDF z tekstem (z tekstem przeszukiwalnym) czy dokument zeskanowany (tylko obraz): w pierwszym przypadku rozpoznawanie jest równie niezawodne jak w Word, w drugim przypadku tekst jest najpierw konwertowany za pomocą rozpoznawania obrazu i wskazana jest dodatkowa kontrola, zwłaszcza w przypadku liczb takich jak przychód roczny lub numer rejestracyjny. To nie jest wymóg ustawowy ani norma — nie ma przepisu, który klient lub organ nadzoru stawiałby dotyczący formatu pliku formularza — to czysta cecha tego, jak sam system odczytuje dokumenty.