Viele Unternehmer fragen sich, was genau passiert, wenn die UBO-Registrierung nicht ganz in Ordnung ist. Die Antwort hängt davon ab, wo das Problem liegt: im Handelsregister selbst oder bei einem Kunden, der ein aktuelles Verzeichnis verlangt. Beide Situationen haben unterschiedliche Konsequenzen, und keine von beiden muss Grund zur Besorgnis sein — wohl aber zur Aufmerksamkeit.
UBO steht für Ultimate Beneficial Owner: die Person, die letztendlich Eigentümer eines Unternehmens ist oder Kontrolle über ein Unternehmen ausübt. Viele EU-Länder führen hierzu ein Register; in den Niederlanden ist das bei der Handelskammer. Wer eine Kapitalgesellschaft oder eine andere juristische Person hat, ist grundsätzlich verpflichtet, die UBO dort registrieren zu lassen und die Daten aktuell zu halten.
Wenn die Registrierung im Handelsregister fehlt oder veraltet ist
Die Registrierungspflicht ist eine gesetzliche Verpflichtung, unabhängig davon, was ein Kunde von Ihnen verlangt. Die Handelskammer beaufsichtigt die Vollständigkeit des Registers und kann Unternehmen, die nicht oder nicht rechtzeitig registrieren, kontaktieren. Was das in einem konkreten Fall bedeutet und welche Schritte damit verbunden sind, bestimmt die Aufsichtsbehörde; das ist keine Einschätzung, die wir hier treffen können oder wollen. Für die genauen Verpflichtungen und Fristen ist die Information der Handelskammer die zuständige Quelle, eventuell ergänzt durch Beratung eines Juristen oder Notars, der die Struktur Ihres Unternehmens kennt.
Eine veraltete Registrierung — beispielsweise nach einer Anteilsübertragung oder einer nicht gemeldeten Satzungsänderung — fällt unter die gleiche Verpflichtung wie eine fehlende Registrierung. Das Register sollte die aktuelle Situation zeigen, nicht die Situation bei der Gründung.
Wenn ein Kunde UBO-Daten verlangt und Sie können diese nicht liefern
Daneben gibt es die Praxis bei Kunden, insbesondere Banken, Versicherern und größeren Abnehmern, die ihr eigenes Kettenuntersuchungen durchführen. Das heißt KYB, Know Your Business: der Abnehmer möchte wissen, wer hinter einem Lieferanten steht, um unter anderem Geldwäsche und Interessenskonflikte zu verhindern. Ein KYB-Fragebogen verlangt dann oft auch um eine UBO-Übersicht, manchmal zusammen mit einem Auszug aus dem Handelsregister.
Können Sie diese Daten nicht rechtzeitig bereitstellen, liegt die Folge nicht bei einer Aufsichtsbehörde, sondern beim Kunden selbst: dieser kann die Bewertung aufschieben, zusätzliche Fragen stellen oder im schlimmsten Fall entscheiden, die Zusammenarbeit nicht aufzunehmen. Das ist keine rechtliche Sanktion, sondern eine geschäftliche Abwägung des Abnehmers, und diese Abwägung unterscheidet sich von Bank zu Bank, von Versicherer zu Versicherer oder von Auftraggeber zu Auftraggeber. wie KYB-Untersuchung bei Abnehmern aussieht gibt einen Überblick über das, was üblicherweise gefragt wird und warum.
Zwei Verpflichtungen, zwei verschiedene Folgen
Es ist daher sinnvoll, die beiden Situationen zu unterscheiden. Die Registrierungspflicht beim Handelsregister ist eine gesetzliche Verpflichtung mit einer eigenen Aufsichtsbehörde. Das Bereitstellen von UBO-Daten für einen Kunden ist Teil einer geschäftlichen Beziehung, in der der Abnehmer selbst bestimmt, wie streng er prüft und was er tut, wenn Informationen fehlen. Ein aktuelles Register löst im Übrigen oft gleich das zweite Problem: wer die Registrierung in Ordnung hat, kann die gleichen Daten normalerweise auch einem Kunden vorlegen.
In der Praxis stellen wir fest, dass Unternehmer vor allem Zeit verlieren, weil die gleichen UBO-Daten immer wieder angefordert werden, in einem anderen Format, von einem anderen Abnehmer. Das ist genau das, wobei supplia.eu hilft: Ihre bestätigten Daten sind einmal in Ihrer Kettendatei gespeichert und werden von dort aus für den Fragebogen wiederverwendet, den ein nächster Kunde sendet. Wir registrieren nichts bei der Handelskammer und wir bewerten Ihre UBO-Struktur nicht — das bleibt Ihre eigene Verantwortung, gegebenenfalls mit einem Notar oder Juristen.
Möchten Sie schnell wissen, welche Fragebögen in Ihrer Situation wahrscheinlich auf Sie zukommen und was dafür erforderlich ist? Mit ein paar Fragen sehen Sie direkt, wo Sie stehen. Sind Sie unsicher, ob etwas speziell für Ihr Unternehmen gilt, schauen Sie dann unter den Antworten auf häufig gestellte Fragen, oder erstellen Sie ein Geschäftskonto, um Ihre Akte aufzubauen. So müssen Sie beim nächsten Mal nicht erneut nach demselben Auszug suchen.