Mnogi poduzetnici se pitaju što se točno događa ako UBO-registar nije u redu. Odgovor ovisi o tome gdje je problem: kod samoga Registra ili kod klijenta koji traži trenutni pregled. Obe situacije imaju različite posljedice, i nijedna od njih ne mora biti razlog za paniku — ali sigurno za pažnju.
UBO je Ultimate Beneficial Owner — osoba koja je konačni vlasnik ili ima nadzor nad poduzećem. Mnoge EU-zemlje vode registar toga; u Nizozemskoj je to kod Trgovačke komore. Tko ima trgovačko društvo ili drugu pravnu osobu, u načelu je obvezan registrirati UBO-e i održavati podatke ažurnima.
Ako registracija kod Registra nedostaje ili je zastarjela
Obaveza registracije je zakonska obaveza, odvojena od onoga što vas klijen traži. Trgovačka komora nadzire cjelovitost registra i možeosloviti poduzetnike koja se ne registriraju ili se ne registriraju na vrijeme. Što to u konkretnom slučaju znači i koji koraci tome pripadaju, određuje nadzorni organ; to nije procjena koju ovdje možemo ili želimo napraviti. Za precizne obaveze i rokove, informacija Trgovačke komore je preporučena izvora, eventualno nadopunjena savjetom pravnika ili bilježnika koji poznaje strukturu vašega poslovanja.
Zastarjela registracija — na primjer nakon prijenosa dionica ili izmjene statuta koja nije dostavljena — pada pod istu obavezu kao nedostajuća registracija. Registar bi trebao prikazati trenutnu situaciju, a ne situaciju pri osnivanju.
Ako vas klijen traži UBO-podatke i ne možete ih dostaviti
Pored toga postoji praksa kod klijenata, posebno banaka, osiguravatelja i većih kupaca koji provode vlastito istraživanje lanca. To se zove KYB, Know Your Business: kupac želi znati tko stoji iza dobavljača, između ostalog kako bi se izbjeglo pranje novca i sukob interesa. KYB-anketni list tada često traži pregled UBO-a, ponekad s izvještajem iz Registra.
Ako te podatke ne možete dostaviti na vrijeme, posljedica nije kod nadzornog organa već kod samoga klijenta: taj može odgoditi procjenu, postaviti dodatna pitanja, ili u krajnjem slučaju odlučiti da neće stupiti u suradnju. To nije pravna sankcija već komercijalna odluka kupca, i ta odluka se razlikuje od banke do banke, od osiguravatelja do osiguravatelja ili od naručitelja do naručitelja. kako KYB-istraživanje kod kupaca izgleda daje sliku onoga što se doorgans traži i zašto.
Dvije obaveze, dvije različite posljedice
Zato je korisno razlikovati dvije situacije. Obaveza registracije u Registru je zakonska obaveza s vlastitim nadzornim organom. Dostava UBO-podataka klijentu je dio poslovnog odnosa, gdje kupac sam odlučuje kako strogo procjenjuje i što čini ako informacija nedostaje. Ažuran registar, međutim, često odmah riješi drugi problem: tko ima registraciju u redu, doorgans može iste podatke dostaviti i klijentu.
U praksi primjećujemo da poduzetnici posebno gube vrijeme jer se isti UBO-podaci uvijek iznova zatraže, u drugom formatu, od drugoga kupca. To je upravo ono gdje supplia.eu pomaže: vaši potvrđeni podaci stoje jednom fiksirani u vašoj mapi za lanac, i ponovno se koriste za anketni list koji sljedeći klijen šalje. Ništa ne registriramo kod Trgovačke komore i ne procjenjujemo vašu UBO-strukturu — to ostaje vaša vlastita odgovornost, eventualno s bilježnikom ili pravnikom.
Želite li brzo saznati koje će se upitnice u vašoj situaciji vjerojatno pojaviti i što je za to potrebno? S nekoliko pitanja odmah ćete vidjeti gdje stojite. Niste li sigurni odnosi li se nešto specifično na vašu tvrtku, pogledajte odgovore na često postavljana pitanja, ili napravite poslovni račun kako biste izgradili svoj dosje. Na taj način sljedeći put nećete morati ponovno tražiti isti izvadak.