Mnoho podnikateľov si kladie otázku, čo sa presne stane, ak UBO-registrácia nie je úplne v poriadku. Odpoveď závisí od toho, kde sa vyskytne chyba: v samotnom Obchodnom registri alebo u zákazníka, ktorý požaduje aktuálny prehľad. Obe situácie majú iné dôsledky a žiadna z nich nemusí byť dôvodom na paniku – skôr na pozornosť.
UBO znamená Ultimate Beneficial Owner: osoba, ktorá je v konečnom dôsledku vlastníkom alebo má kontrolu nad podnikom. Mnohé krajiny EÚ vedú register takýchto osôb; v Holandsku je to pri Obchodnej komore. Kto má spoločnosť alebo inú právnickú osobu, je v princípe povinný registrovať UBO v tomto registri a údaje udržiavať v aktuálnom stave.
Ak registrácia v Obchodnom registri chýba alebo je zastaraná
Registračná povinnosť je zákonná povinnosť nezávislá od toho, čo od vás vyžaduje zákazník. Obchodná komora dozerá na úplnosť registra a môže oslovovať podniky, ktoré sa neregistrujú alebo sa neregistrujú včas. Čo to znamená v konkrétnom prípade a aké kroky s tým súvisia, určuje dohliadajúci subjekt; nie je to odhad, ktorý by sme tu mohli alebo chceli robiť. Pre presné povinnosti a lehoty je informácia od Obchodnej komory vhodným zdrojom, prípadne doplnené poradenstvom právnika alebo notára, ktorý pozná štruktúru vášho podniku.
Zastarané údaje v registri – napríklad po prevode akcií alebo zmene stanovy, ktorá nebola oznámená – spadajú pod rovnakú povinnosť ako chýbajúce údaje. Register má odrážať aktuálnu situáciu, nie situáciu pri založení.
Ak zákazník požaduje UBO-údaje a nemôžete ich poskytnúť
Okrem toho existuje prax u zákazníkov, najmä bánk, poisťovní a väčších nákupcov, ktorí robia vlastné zisťovanie v dodávateľskom reťazci. Nazýva sa to KYB, Know Your Business: nákupca chce vedieť, kto je za dodávateľom, najmä aby zabránil praní peňazí a stretnutiu záujmov. Dotazník KYB preto často vyžaduje prehľad UBO, niekedy aj výpis z Obchodného registra.
Ak nemôžete tieto údaje poskytnúť na čas, dôsledok nie je u dohliadajúceho subjektu, ale u samotného zákazníka: ten môže hodnotenie odložiť, položiť dodatočné otázky alebo v krajnom prípade rozhodnúť, že nebude pokračovať v spolupráci. Nie je to právna sankcia, ale obchodné rozhodnutie nákupcu a toto rozhodnutie sa líši podľa banky, poisťovne alebo objednávateľa. ako vyzerá KYB-zisťovanie u nákupcov dáva predstavu o tom, čo sa zvyčajne požaduje a prečo.
Dve povinnosti, dva rôzne dôsledky
Je teda vhodné oddeliť obe situácie. Registračná povinnosť v Obchodnom registri je zákonná povinnosť so svojím vlastným dohliadajúcim subjektom. Poskytovanie UBO-údajov zákazníkovi je súčasťou obchodného vzťahu, pričom nákupca sám určuje, ako striktne overuje a čo robí, ak údaje chýbajú. Aktuálny register pritom často ihneď vyrieši druhý problém: kto má registráciu v poriadku, zvyčajne môže rovnaké údaje poskytnúť aj zákazníkovi.
V praxi si všímame, že podnikatelia najviac strácajú čas tým, že rovnaké UBO-údaje sú opakovane požadované v inom formáte od iného nákupcu. To je presne to, pri čom pomáha supplia.eu: vaše potvrdené údaje sú v sprievodcovi dodávateľského reťazca uložené raz a sú odtiaľto znova použité na dotazník, ktorý vám pošle ďalší zákazník. V registri pri Obchodnej komore nič neregistrujeme a vašu UBO-štruktúru nehodnotíme – to zostáva vašou vlastnou zodpovednosťou, prípadne s notárom alebo právnikom.
Chcete rýchlo vedieť, ktoré zoznamy otázok vám v správe vašej situácie pravdepodobne prídu a čo je na to potrebné? S pár otázkami vidíte hneď, kde stojíteAk si nie ste istí, či sa niečo špecificky týka vášho podniku, pozrite si odpovede na často kladené otázkyalebo vytvorte obchodný účet, aby ste si mohli postaviť svoj spisNabudúce tak nebudete musieť znova hľadať ten istý výťah.