Mnogi podjetniki se sprašujejo, kaj se natanko zgodi, če registracija UBO ni popolnoma v redu. Odgovor je odvisen od tega, kje se gre kaj narobe: pri samem Poslovnem registru ali pri stranki, ki zahteva sodoben pregled. Obe situaciji imata drugačne posledice in nobena od njiju ni razlog za paniko – pač pa za pozornost.
UBO pomeni Ultimate Beneficial Owner: osebo, ki je končni lastnik ali ima nadzor nad podjetjem. Mnoge države EU vodijo register takih oseb; v Nizozemski je to pri Trgovinski komori. Kdor ima družbo ali drugo pravno osebo, je načeloma dolžan tam registrirati UBO in ažurirati podatke.
Če registracija v Poslovnem registru manjka ali je zastarela
Dolžnost registracije je zakonska obveznost, neodvisno od tega, kaj vas zahteva stranka. Trgovinska komora nadzoruje popolnost registra in se lahko obrne na podjetja, ki se ne registrirajo ali se ne registrirajo pravočasno. Kaj to pomeni v posameznem primeru in katere korake pri tem slediti, določi nadzornik; to ni ocena, ki bi jo lahko ali želeli narediti tukaj. Za natančne obveznosti in roke so informacije Trgovinske komore primerna baza, po potrebi dopolnjene s svetom pravnika ali notarja, ki pozna strukturo vašega podjetja.
Zastarela registracija – na primer po prenosu delnic ali spremembi statutov, ki niso bile sporočene – spada pod isto obveznost kot manjkajoča registracija. Register bi moral pokazati trenutno stanje, ne stanje ob ustanovitvi.
Če stranka zahteva podatke o UBO in jih ne morete dostaviti
Poleg tega obstaja praksa pri strankah, zlasti bankah, zavarovalnicah in večjih odjemalcih, ki opravljajo lastno verigo preiskav. To se imenuje KYB, Know Your Business: odjemalec želi vedeti, kdo je za dobaviteljem, med drugim da bi preprečil pranje denarja in nasprotje interesov. Torej seznam vprašanj KYB pogosto zahteva povzetek UBO, včasih tudi izpisek iz Poslovnega registra.
Če teh podatkov ne morete dostaviti pravočasno, posledica ni pri nadzorniku, temveč pri stranki sami: ta lahko preložiti oceno, postaviti dodatna vprašanja ali v krajnjem primeru odločiti, da sodelovanja ne bo. To ni pravna sankcija, temveč komercialna presoja odjemalca, in ta presoja se razlikuje od banke do banke, zavarovalnice do zavarovalnice ali naročnika do naročnika. kako poteka preiskava KYB pri odjemalcih daje pregled tega, kaj se praviloma zahteva in zakaj.
Dve obveznosti, dve različni posledici
Zato je smiselno obe situaciji jasno ločiti. Obveznost registracije pri Poslovnem registru je zakonska obveznost s svojim nadzornikom. Dostava podatkov UBO stranki je del poslovnega razmerja, pri čemer odjemalec sam določi, kako strogo preveri in kaj naredi, če informacije manjkajo. Sodoben register je običajno takoj rešil tudi drugo težavo: kdor ima registracijo v redu, lahko iste podatke dostavi tudi stranki.
V praksi opažamo, da podjetniki izgubljajo čas predvsem zato, ker se isti podatki UBO vedno znova zahtevajo v drugačni obliki drugega odjemalca. To je natanko tisto, pri čemer pomaga supplia.eu: vaši potrjeni podatki so enkrat napisani v vašem dossietu verige in se od tam ponovno uporabijo za seznam vprašanj, ki ga pošlje naslednja stranka. Mi ne registriramo ničesar pri Trgovinski komori in ne ocenjujemo vaše strukture UBO – to ostaja vaša lastna odgovornost, po potrebi z notarjem ali pravnikom.
Ali želite hitro izvedeti, kateri vprašalniki v vaši situaciji verjetno prihajajo na vas in kaj je za to potrebno? Z nekaj vprašanji vidite neposredno, kje ste. Če ste v dvomih, ali se nešto specifično nanašaes vašo podjetje, si oglejte odgovore na pogosto zastavljena vprašanja, ali ustvarite poslovni račun, da sestavite svoje gradivo. Tako naslednjič ne boste morali znova iskati istega izvlečka.