Wielu przedsiębiorców zastanawia się, co dokładnie się stanie, jeśli rejestracja UBO nie będzie całkowicie w porządku. Odpowiedź zależy od tego, gdzie coś pойdzie nie tak: w samym Rejestrze Handlowym, czy u klienta, który prosi o aktualny przegląd. Oba te scenariusze mają inne konsekwencje, i żaden z nich nie musi być powodem do paniki — ale wymaga uwagi.
UBO oznacza Ultimate Beneficial Owner: osobę, która jest ostatecznym właścicielem lub ma kontrolę nad przedsiębiorstwem. Wiele krajów UE prowadzi rejestr takich osób; w Holandii znajduje się on w Izbie Handlu. Kto założył spółkę lub inną jednostkę prawną, jest zasadniczo zobowiązany do zarejestrowania UBO w tym rejestrze i utrzymania danych w aktualnym stanie.
Jeśli rejestracja w Rejestrze Handlowym brakuje lub jest przestarzała
Obowiązek rejestracji jest obowiązkiem ustawowym, niezależnie od tego, o co prosi cię klient. Izba Handlu nadzoruje kompletność rejestru i może zwrócić się do przedsiębiorców, którzy nie rejestrują się lub nie rejestrują się na czas. To, co to oznacza w konkretnym przypadku i jakie kroki się z tym wiążą, określa organ nadzorujący; to nie jest oszacowanie, które możemy lub chcemy tutaj dokonać. W przypadku dokładnych obowiązków i terminów informacje z Izby Handlu są odpowiednim źródłem, ewentualnie uzupełnione poradą prawnika lub notariusza znającego strukturę twojego przedsiębiorstwa.
Przestarzała rejestracja — na przykład po przeniesieniu akcji lub zmianie statutu, która nie została zgłoszona — podlega temu samemu obowiązkowi co brakująca rejestracja. Rejestr powinien pokazywać aktualną sytuację, a nie sytuację w momencie założenia.
Jeśli klient prosi o dane UBO, a ty nie możesz ich dostarczyć
Oprócz tego istnieje praktyka u klientów, zwłaszcza banków, ubezpieczycieli i większych odbiorców, którzy prowadzą własne badania łańcucha dostaw. Nazywa się to KYB, Know Your Business: odbiorca chce wiedzieć, kto stoi za dostawcą, między innymi aby zapobiec praniu pieniędzy i konfliktom interesów. Kwestionariusz KYB często prosi zatem o przegląd UBO, czasem wraz z wyciągiem z Rejestru Handlowego.
Jeśli nie możesz dostarczyć te dane na czas, konsekwencje nie leżą u organu nadzorującego, ale u samego klienta: może wstrzymać ocenę, zadać dodatkowe pytania, lub w ostateczności zdecydować się nie nawiązywać współpracy. To nie jest sankcja prawna, ale komercyjna ocena odbiorcy, i ta ocena różni się w zależności od banku, ubezpieczyciela lub zamawiającego. jak badanie KYB wygląda u odbiorców daje obraz tego, o co zwykle się prosi i dlaczego.
Dwa obowiązki, dwie różne konsekwencje
Warto zatem oddzielić te dwie sytuacje od siebie. Obowiązek rejestracji w Rejestrze Handlowym jest obowiązkiem ustawowym z własnym organem nadzorującym. Dostarczanie danych UBO klientowi jest częścią relacji biznesowej, w której odbiorca sam decyduje, jak rygorystycznie weryfikuje i co robi, jeśli brakuje informacji. Aktualny rejestr zresztą często rozwiązuje od razu drugi problem: kto ma rejestrację w porządku, może te same dane zwykle przekazać również klientowi.
W praktyce zauważamy, że przedsiębiorcy tracą przede wszystkim czas, ponieważ te same dane UBO są wielokrotnie na nowo żądane, w innym formacie, przez innego odbiorcę. To dokładnie to, czym pomaga supplia.eu: twoje potwierdzone dane znajdują się raz na zawsze w twoim katalogu łańcucha dostaw i są ponownie używane dla kwestionariusza, który następny klient wysyła. Nie rejestrujemy niczego w Izbie Handlu i nie oceniamy twojej struktury UBO — to pozostaje twoją własną odpowiedzialnością, ewentualnie z notariuszem lub prawnikiem.
Chcą Państwo szybko wiedzieć, które kwestionariusze w Pana/Pani sytuacji prawdopodobnie będą miały do Pana/Pani zastosowanie i co będzie do tego potrzebne? Za pomocą kilku pytań od razu zobaczą Państwo, gdzie się znajdują. Jeśli wątpią Państwo, czy coś ma zastosowanie konkretnie do Pana/Pani przedsiębiorstwa, proszę sprawdzić w odpowiedziach na często zadawane pytania, lub otwórz konto biznesowe, aby zbudować swoje dossier. W ten sposób następnym razem nie będą musieli Państwo ponownie szukać tego samego dokumentu.