Mulți antreprenori se întreabă ce se întâmplă exact dacă înregistrarea UBO nu este în întregime în regulă. Răspunsul depinde de locul unde se produce problema: la Registrul Comerțului însuși, sau la un client care solicită o prezentare generală actualizată. Ambele situații au consecințe diferite, și niciuna dintre ele nu trebuie să fie motiv de panică — ci de atenție.
UBO înseamnă Ultimate Beneficial Owner: persoana care este în cele din urmă proprietară sau care are controlul asupra unei întreprinderi. Multe țări ale UE mențin un registru în acest scop; în Olanda, acesta se găsește la Camera de Comerț. Oricine are o societate comercială sau o altă entitate juridică are obligația, în principiu, de a lăsa înregistrați UBO-urile acolo și de a menține datele actualizate.
Dacă înregistrarea la Registrul Comerțului lipsește sau este depășită
Obligația de înregistrare este o obligație legală, independentă de ceea ce vă cere un client. Camera de Comerț exercită supraveghere asupra completitudinii registrului și poate aborda întreprinderile care nu se înregistrează sau nu se înregistrează la timp. Ceea ce înseamnă aceasta într-un caz concret și ce pași sunt implicați sunt determinate de autoritatea de supraveghere; aceasta nu este o estimare pe care am putea sau am vrea s-o facem aici. Pentru obligațiile și termenele precise, informațiile de la Camera de Comerț sunt sursa potrivită, eventual completate cu consilul unui jurist sau notar care cunoaște structura întreprinderii dumneavoastră.
O înregistrare depășită — de exemplu după o transfer de acțiuni sau o modificare a statutelor care nu a fost comunicată — se încadrează sub aceeași obligație ca o înregistrare lipsă. Registrul ar trebui să arate situația actuală, nu situația la constituire.
Dacă un client solicită date de UBO și nu le puteți furniza
Pe lângă aceasta, există practica la clienți, în special bănci, asigurători și achiziționatori mai mari care efectuează propriul audit al lanțului. Se numește KYB, Know Your Business: achiziționatorul vrea să știe cine se află în spatele unui furnizor, printre altele pentru a preveni spălarea de bani și conflictele de interese. O listă de întrebări KYB solicită adesea, de asemenea, o prezentare generală de UBO, uneori cu un extras din Registrul Comerțului.
Dacă nu puteți furniza aceste date la timp, consecința nu se situează la o autoritate de supraveghere ci la clientul însuși: acesta poate amâna evaluarea, pune întrebări suplimentare, sau în caz extrem poate decide să nu continue colaborarea. Aceasta nu este o sancțiune juridică ci o evaluare comercială a achiziționatorului, și această evaluare diferă de la bancă la bancă, de la asigurător la asigurător sau de la unul la altul ordonator. cum arată investigația KYB la achiziționatori oferă o imagine a ceea ce este în general solicitat și de ce.
Două obligații, două consecințe diferite
Prin urmare, este util să separați cele două situații. Obligația de înregistrare la Registrul Comerțului este o obligație legală cu propria autoritate de supraveghere. Furnizarea de date UBO unui client face parte dintr-o relație comercială, unde achiziționatorul însuși determină cât de strict testează și ce face dacă lipsesc informații. Un registru actualizat, de altfel, rezolvă adesea imediat a doua problemă: cine are înregistrarea în regulă poate transmite de obicei aceleași date și unui client.
În practică, observăm că antreprenorii pierd în principal timp deoarece aceleași date de UBO sunt solicitate din nou și din nou, într-un format diferit, de către un alt achiziționator. Aceasta este exact locul unde supplia.eu ajută: datele dumneavoastră confirmate stau o singură dată în dosarul dumneavoastră de lanț, și sunt reutilizate de acolo pentru lista de întrebări pe care o trimite un client următor. Nu înregistrăm nimic la Camera de Comerț și nu evaluăm structura dumneavoastră de UBO — aceasta rămâne responsabilitatea dumneavoastră, eventual cu un notar sau jurist.
Doriți să aflați rapid ce chestionare sunt probabil să vă ajungă în situația dumneavoastră și ce este necesar pentru aceasta? Cu câteva întrebări veți vedea imediat unde vă aflați. Dacă vă întrebați dacă ceva se aplică în mod specific companiei dumneavoastră, consultați răspunsurile la întrebări frecvente, sau creați un cont de afaceri pentru a vă construi dosarul. În acest fel, data viitoare nu va trebui să căutați din nou același extras.