voinko ladata PDF- tai Excel-tiedoston asiakkaaltani

Kyllä, PDF ja Excel ovat juuri vakiomuotoisia syötteitä

Kyllä, se toimii. Useimmat asiakkaiden lähettämät kyselylomakkeet ovat PDF-tiedostoja tai Excel-vientiä heidän omasta portaalistaan, ja järjestelmä on rakennettu tätä varten: se tunnistaa kysymysrakenteen, yhdistää jokaisen kysymyksen toimittajaketjurekisteriin ja lisää siihen ehdotetun vastauksen. Sama pätee sekä yksittäisiin tarkistuslistoihin että laajempiin kyselylomakkeisiin, joissa on välilehdet aiheittain — esimerkiksi yksi välilehti henkilöllisyydestä, yksi koko- tai laajuudesta ja yksi sertifioinnista.

Sillä ei ole merkitystä, ovatko kysymykset sanasta sanaan identtisiä lähteen kanssa. Kysymys kuten "kuvaile oikeushenkilösi" tunnistetaan yrityksen lakisääteiseen nimeenmuunnelmaksi, ja "henkilöstön määrä" työntekijöiden lukumääränmuunnelmaksi. Jos skannatusta PDF-tiedostosta puuttuu tunnistettava tekstikerros, tunnistus voi epäonnistua; tällöin kenttä jätetään tyhjäksi arvailun sijasta. Näet jokaiselle kysymykselle, onko ehdotus löytynyt vai ei, ja vahvistat itse kyllä tai ei ennen kuin mitään lähetetään asiakkaan portaaliin.

Mitä järjestelmä tekee ja mitä se ei tee tiedostolla

Tiedostoa käytetään ainoastaan kysymysrakenteen tunnistamiseen ja yhdistämiseen toimittajaketjurekisterissä jo oleviin vastauksiin — ei automaattiseen lähettämiseen. Tietoturvallisuuskysymyksen osalta järjestelmä yhdistää esimerkiksi ISO/IEC 27001 Annex A:n mukaisesti jo vahvistamasi hallintakeinoihin tai NIS2-direktiivin (Direktiivi (EU) 2022/2555) artiklan 21 kohdan 2 kymmeneen keinoon. Kestävyyskyselyn osalta voidaan yhdistää EFRAG VSME -standardin perusmoduulin mukaisesti täytettyihin tietoihin. Mitään ei arvioida tai sertifioida; järjestelmä vain ehdottaa yhteyttä esitetyn kysymyksen ja jo vahvistetun vastauksen välille, ja vahvistat, onko yhteys oikea.