Czy mogę przesłać oskanowany plik PDF kwestionariusza, czy musi to być plik Word

Tak, ale jakość skanowania określa, czy rozpoznawanie przebiega prawidłowo

Zeskanowany plik PDF działa, nawet jeśli jest tak naprawdę zdjęciem papierowego formularza bez bazowej warstwy tekstowej. System odczytuje stronę przy użyciu optycznego rozpoznawania znaków (OCR) i konwertuje ją na rozpoznawalne pytania. W przypadku przekrzywionego skanowania, niskiego kontrastu lub słabej rozdzielczości rozpoznawanie może zawierać błędy: pytanie, które nie zostanie znalezione, lub opcja odpowiedzi odczytana nieprawidłowo. Plik PDF, który został już utworzony cyfrowo — wyeksportowany z programu Word lub z samego portalu — daje najlepsze wyniki, ponieważ warstwa tekstowa już się w nim znajduje i nic nie musi być "zgadywane".

Do dopasowania z dokumentem łańcucha dostaw typ pliku nie ma znaczenia: po rozpoznaniu każde pytanie jest powiązane w ten sam sposób z odpowiedzią z dokumentu, niezależnie od tego, czy pochodziło z pliku Word, formularza online czy skanowania. Różnica istnieje tylko w pierwszym kroku. W przypadku długiej listy z tabelami lub zaznaczonymi polami — na przykład przy pytaniach dotyczących ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej dla przedsiębiorstw czy dotyczącymi liczbę pracowników — warto porównać rozpoznane pytanie z oryginałem, szczególnie jeśli skanowanie nie było idealne. W razie wątpliwości dotyczących rozpoznanego pytania: zawsze możesz je pominąć lub ręcznie dostosować przed zatwierdzeniem.

Dlaczego nie jest to pytanie z tekstu prawa lub normy

To nie jest kwestia standardu zewnętrznego lub rozporządzenia, ale sposób, w jaki platforma pozyskuje tekst z dokumentu. Żaden ze źródeł związanych z tym tematem — ani Handelsregisterwet, ani standard VSME, ani dyrektywa CSRD, ani ISO/IEC 27001, ani artykuł 21 dyrektywy NIS2 — nic nie mówi o formatach plików lub rozpoznawaniu skanów. Te źródła określają, jakie dane są wymagane, na przykład numeru rejestracyjnego przedsiębiorstwa, a nie to, jak dokument jest przetwarzany technicznie.