ich fülle immer wieder dieselben Antworten für verschiedene Kunden ein, wie kann das schneller gehen

Dieselbe Frage kommt in fünf verschiedenen Gewändern vor

Das liegt daran, dass die meisten Fragelisten dieselben Kernfakten abfragen, nur mit einer anderen Formatierung darüber. Die Frage nach der Anzahl der Mitarbeiter, dem Umsatz, den Ländern der Betriebsstätten oder dem ISO-9001-Zertifikat steht praktisch wörtlich in jedem Cybersicherheitsformular, jeder Nachhaltigkeitsliste eines Kunden und jedem Bankformular. Was unterscheidet sich, ist die Verpackung: Der eine Kunde fragt "FTE", der andere "Anzahl der Arbeitnehmer", ein dritter möchte es nach Land aufgeschlüsselt. Die Antwort selbst — das Faktum — ist jedes Mal dasselbe.

Deshalb arbeitet supplia.eu mit einer Lieferantendatei pro Unternehmen: einem Ort, an dem die Antwort auf ,„Wie viele Arbeitnehmer das Unternehmen hat oder welche Länder die Betriebsstätten des Unternehmens hat einmalig festgehalten wird, zusammen mit dem zugrunde liegenden Beleg. Kommt eine neue Liste herein, erkennt das System die Frage trotz der anderen Formulierung und schlägt die Antwort aus der Datei vor. Der Unternehmer bestätigt jede Antwort mit Ja oder Nein — es wird nichts automatisch eingereicht und es wird nichts ausgefüllt, wofür die Datei keine Quelle hat. Für Fragen, die pro Kunde wirklich unterschiedlich sind, wie ein spezifischer Zwischenfall oder eine lokale Anforderung, bleibt manuelles Ausfüllen erforderlich; die Zeitersparnis liegt im überlappenden Teil, nicht im gesamten Formular.

Warum taucht dasselbe Faktum überall auf

Dass Fakten wie Mitarbeiterzahl, Umsatz und Betriebsstättenlokationen in nahezu jeder Liste vorkommen, ergibt sich daraus, worauf diese Listen selbst basieren. Die CSRD (Richtlinie (EU) 2022/2464) und das zugehörige VSME-Basismodul der EFRAG fordern Unternehmensgröße und Standorte als grundlegende Angaben für die Nachhaltigkeitsberichterstattung an. Die zehn Maßnahmen von Artikel 21 Absatz 2 der NIS2-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2022/2555) fordern dagegen andere Fakten, wie etwa ob ein Kontinuitätsplan vorhanden ist — siehe auch ob ein Plan für die Fortsetzung der Geschäftstätigkeit bei einer schwerwiegenden Störung vorhanden ist — und ob ISO/IEC-27001-Annex-A-Maßnahmen umgesetzt wurden. Verschiedene Regelungen, teilweise dieselben zugrunde liegenden Fakten: Das ist genau der Grund, warum die Wiederverwendung einer einzigen Datei funktioniert.