kan två kolleger fylla i eller bekräfta samma enkät samtidigt

Två kollegor kan arbeta samtidigt, var och en med sina egna frågor

Ja, det går: olika kollegor kan vara i samma frågeformulär samtidigt, så länge de inte bekräftar samma svar på samma gång. Systemet fyller i svaren från kedjedossieren och visar dem per fråga. En kollega som känner till frågorna om sektorn och företagets omfattning kan bekräfta dessa, medan en annan samtidigt fortsätter med frågorna om informationssäkerhet eller kontinuitet. Det fungerar till exempel bra för en lista som handlar om både företagets etableringsadress och de tio åtgärderna i artikel 21 stycke 2 i NIS2-direktivet: den ena vet det utantill, den andra måste fråga IT:n.

Vad som inte går är att två personer klickar på exakt samma bekräftelse på samma gång — då gäller bara den senaste åtgärden som systemet bearbetar. För större listor, som en utfrågning baserad på EFRAG:s VSME-grundmodul med frågor om scope 3-utsläpp, är det därför mer praktiskt att dela upp frågeformuläret mellan er än att scrolla igenom samma frågor tillsammans. Vem som gör vilken sektion avtalar du själv med din kollega; systemet sätter ingen begränsning där.

Det följer av hur kedjedossieren fungerar

Kedjedossieren är en central källa med svar, inte ett separat formulär per medarbetare. Eftersom varje fråga i listan är kopplad till ett svar från det dossieren, och bekräftelsen per fråga registreras separat, kan flera kollegor gå igenom frågor oberoende av varandra utan att skriva över varandras arbete. Det är ingen juridisk regel utan själva plattformens funktion: det är samma logik som för företagets registreringsnummer, där svaret är fastställt och bara bekräftelsen per användare loggas. Om du är osäker på vem som har gjort vilken bekräftelse tittar du på historiken för den specifika frågan i dossieren.