Versicherer möchte wissen, wie viele Mitarbeiter wir haben – welche Anzahl gebe ich an

Die Anzahl der Mitarbeiter stammt aus dem Handelsregister

Die Zahl, die Sie angeben, ist in der Regel die Anzahl der Mitarbeiter, wie sie bei der Industrie- und Handelskammer registriert ist. Diese Anzahl ist auf dem Auszug aus dem Handelsregister aufgeführt und wird als Spanne oder exakte Zahl ausgedrückt, je nachdem, wie das Unternehmen sie angegeben hat. Versicherer fragen diese Zahl normalerweise als Indikator für Größe und Risiko, nicht als exakte Vollzeitäquivalent-Zählung — eine grobe, aber überprüfbare Quelle ist daher in der Regel ausreichend.

Wenn Sie zwischen der Anzahl der Arbeitnehmer auf der Lohnliste und der Anzahl der Vollzeitäquivalente (VZÄ) schwanken, wählen Sie die Definition, die in der Frage selbst angegeben ist. Wenn diese dort nicht vorhanden ist, ist die Handelsregisterzahl die sicherste Wahl, da sie extern überprüfbar ist. Diese Zahl wird übrigens häufiger gefragt als nur von Versicherern: auch bei der Frage, wie viele Mitarbeiter das Unternehmen hat in Nachhaltigkeitslisten wird häufig auf dieselbe Quelle verwiesen, und manchmal wird sie kombiniert mit einer Frage nach dem Jahresumsatz des Unternehmens um die Unternehmensgröße zu bestimmen — beispielsweise für die Einteilung klein, mittelständisch oder groß im KMU-Bereich.

Woher das kommt: das Handelsregistergesetz

Die Anzahl der Mitarbeiter ist einer der Daten, die gemäß dem Handelsregistergesetz 2007 für jedes Unternehmen erfasst sind. Dies ist also keine Schätzung oder separate Eigenangabe, die Sie berechnen müssen, sondern eine bestehende, extern registrierte Tatsache. Wenn Sie die Zahl genauer als die im Handelsregister angegebene Spanne belegen möchten — beispielsweise weil der Versicherer ein Stichtag verlangt — ist die eigene Lohnadministration die geeignete Quelle, aber dies ist dann eine Ergänzung zur Handelsregisterzahl, nicht ein Ersatz dafür.