mein Kunde nutzt jetzt ein anderes Formular als im letzten Jahr, was dann

Neues Format, gleiche zugrundeliegende Daten

Ein anderes Format deines Kunden ändert nichts an den Daten selbst — es ändert nur, wie die Fragen eingeteilt und formuliert sind. Der Firmenname, die KvK-Nummer, der Umsatz, die Anzahl der Mitarbeiter: diese Fakten sind in deiner Kettenakte festgehalten, unabhängig davon, welches Portal oder welche Frageliste dein Kunde dieses Jahr verwendet. Was im letzten Jahr unter "allgemeine Daten" stand, kann dieses Jahr in einzelne Felder aufgeteilt sein für die Satzungsfirma und die Registrierungsnummer — aber der Inhalt der Antwort bleibt gleich.

Wo es tatsächlich reibt: ein neues Format fragt manchmal etwas anders formuliert, oder verlangt einen Nachweis, den die vorherige Liste nicht verlangte. Denk an einen Kunden, der im letzten Jahr nur "haben Sie ISO 9001?" fragte, und dieses Jahr die Zertifizierungsnummer und das Gültigkeitsdatum sehen möchte. Unser System erkennt die neue Frage aufgrund der Bedeutung, nicht aufgrund des genauen Wortlauts von letztem Jahr, und schlägt die passende Antwort aus der Akte vor. Fehlt der verlangte Nachweis — beispielsweise weil die vorherige Frage keine Zertifizierungsnummer verlangte — dann lässt das System dieses Feld leer, anstatt zu raten.

Erkennung funktioniert nach Bedeutung, nicht nach Vorlage

Dies ergibt sich nicht aus einer rechtlichen Regelung, sondern daraus, wie das System aufgebaut ist: es ordnet Fragen nach Inhalt (beispielsweise: geht es um CSRD-Berichterstattung gemäß Richtlinie (EU) 2022/2464, um die zehn Maßnahmen des Artikels 21 NIS2, oder um eine ISO 27001 Annex A-Maßnahme), nicht nach der genauen Formulierung oder Reihenfolge eines bestimmten Portals. Ein neues Format desselben Kunden, oder ein ganz anderes Portal mit einer ähnlichen Frage, wird dadurch als gleiche zugrundeliegende Frage erkannt. Bleibt ein neuer verlangter Nachweis übrig, der noch nicht in der Akte enthalten ist — beispielsweise etwas über den Ländern, in denen das Unternehmen Niederlassungen hat — dann füllst du das einmalig aus, und es steht für die nächste Liste bereit, von diesem oder einem anderen Kunden.